El balance general, estado de situación o balance de fin de gestión, es un estado financiero básico, qua en forma resumida de acuerdo con normas de contabilidad y disposiciones legales, proporciona información en términos de unidades monetarias referidas a la situación patrimonial y financiera de una empresa a una determinada fecha.
Objetivo
El objetivo del balance general es proporcionar, información referida a la situación patrimonial y financiera de una empresa, para la toma de decisiones.
Formas de exposición
El balance general puede ser preparado y expuesto tomando en cuenta información referida a un ejercicio o a varios Ejercicios.
Además, dicho estado financiero puede ser expuesto:
En forma de cuenta
En forma de informe
En forma de cuenta
Se dice técnicamente que el balance general expone información en forma de cuenta u horizontal, cuando el activo está al todo izquierdo y el derecho utilizado por el pasivo y patrimonio.
En forma de informe
Se dice técnicamente que el balance general expone información en forma de informe o vertical, cuando el activo está en la parte superior y el pasivo y patrimonio en la parte inferior.
Clasificación
El balance general para una adecuada exposición se clasifica desde dos puntos de vista:
Por la naturaleza de las cuentas
Por el tiempo de realización de las cuentas
Por la naturaleza de las cuentas
Esta forma de clasificación del balance general, consiste en agrupar las cuentas en función a una cierta afinidad o factor común, creando grupos y sub-grupos dando además sus características específicas y sus diferencias entre sí.
Por tanto, los grupos y sub-grupos que integran el balance general son los siguientes:
Activo
Disponibilidades
Cuentas por cobrar
Existencias
Pagos anticipados
Inversiones
Bienes de uso
Intangible
Otros activos
Pasivo
Obligaciones tributarias
Obligaciones laborales
Obligaciones comerciales
Otras obligaciones
Obligaciones a largo plazo
Ingresos anticipados
Patrimonio
Capital
Reservas
Resultados
Cuentas reguladoras
Deudoras de pasivo
Deudoras de patrimonio
Previsiones
Depreciaciones acumuladas
Amortizaciones acumuladas
Activo
Bajo esta denominación se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen bienes, valores y/o derechos que posee una empresa. Y para fines de balance, está integrado por los siguientes sub-grupos:
Disponibilidades
Cuentas por cobrar
Existencias
Pagos anticipados
Inversiones
Bienes de uso
Intangible
Otros activos
Disponibilidades
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen dinero en efectivo y de libre disponibilidad, que posee una empresa.
Ejemplo: Caja, Caja chica, Banco La Paz, etc.
Cuentas por cobrar
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen derechos de una empresa sobre terceras personas.
Ejemplo: Cuentas del personal, Cuentas por cobrar, Letras por cobrar, Documentos por cobrar, etc.
Existencias
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen artículos y/o productos (mercaderías) encontrados en almacenes de una empresa.
Ejemplo: Inventario inicial (Balance de apertura), Inventario final (Balance general), Inventarios, Inventario de suministros de almacenes etc.
Pagos anticipados
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen gastos pero que tengan la característica de ser pagados por adelantado o anticipado.
Ejemplo: Anticipos al personal, Crédito fiscal, Alquileres pagados por adelantado, Comisiones pagadas por adelantado. Intereses pagados por adelantado. Impuestos pagados por adelantado. Seguros pagados por adelantado.
Inversiones
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen colocación de capitales en otras empresas con la finalidad de obtener ingresos adicionales.
Ejemplo: Acciones en otras empresas, Bonos de empresas, Certificados de aportación, Depósitos a plazo fijo, Cajas de ahorro, etc.
Bienes de uso
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen bienes muebles, inmuebles, automotores, maquinarias, etc., que posee una empresa para el desarrollo de sus actividades.
Ejemplo: Muebles y enseres de oficina, Vehículos automotores, Herramientas, Instalaciones, Maquinaria, Equipos de computación, Edificios, Terrenos, etc.
Intangible
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representan bienes de carácter inmaterial o incorpóreo sujetas en algunos casos a ser amortizadas.
Ejemplo: Gastos de organización, Concesiones, Patentes, Derechos de autor, Derecho de llave, Líneas de producto, etc.
Pasivo
Bajo esta denominación se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen obligaciones de una empresa hacia terceras personas naturales y/o jurídicas. Y para fines de balance, está integrado por los siguientes subgrupos:
Obligaciones tributarias
Obligaciones laborales
Obligaciones comerciales
Otras obligaciones
Obligaciones a largo plazo
Ingresos anticipados
Obligaciones tributarias
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen obligaciones de una empresa por concepto de impuestos, patentes, contribuciones y/o tasas en favor del estado.
Obligaciones laborales
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen obligaciones de una empresa por concepto de haberes al personal, beneficios y/o cotizaciones laborales y patronales a entidades de seguridad social.
Ejemplo: Sueldos y salarios por pagar, Aguinaldos por pagar, Primas por pagar, etc.
Obligaciones comerciales
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen obligaciones de una empresa emergentes del giro específico de sus actividades.
Ejemplo: Acreedores, Proveedores. Anticipos de clientes, Cuentas por pagar. Letras por pagar. Documentos por pagar,
Otras obligaciones
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen obligaciones de una empresa y no puedan ser incluidas en los anteriores rubros.
Ejemplo: Depósitos en garantía, Depósitos en custodia, Alquileres por pagar, etc.
Obligaciones a largo plazo
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen obligaciones y/o contingencias de una empresa que vayan a ser efectivizadas en un plazo mayor a un año.
Ejemplo: Previsión para indemnizaciones, Hipotecas por pagar, Préstamos por pagar, etc.
Ingresos anticipados
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen ingresos obtenidos por una empresa, pero que tengan la característica de ser por adelantado o por anticipado.
Ejemplo: Alquileres percibidos por adelantado, Comisiones percibidas por adelantado, Intereses percibidos por adelantado, etc.
Patrimonio
Bajo esta denominación se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen aportes de capital, reservas y/o resultados de una empresa. Para mejor estudio, está integrado por los siguientes sub-grupos:
Capital
Reservas
Resultados
Capital
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen aportes de capital efectuados por el propietario (socios o accionistas) y/o aportes pendientes de capitalización.
Ejemplo: Capital, Aportes pendientes de capitalización, etc.
Reservas
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen respaldos de capital frente a terceras personas.
Ejemplo: Reserva para reinversión de capital, Reserva para reposición de capital. Reservas por revalúos técnicos, Reserva legal, Ajuste global del patrimonio, etc.
Resultados
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen utilidades y/o pérdidas de ejercicios anteriores incluyendo la correspondiente al ejercicio actual.
Ejemplo: Resultados acumulados (Utilidades y/o pérdidas), Utilidad del ejercicio, Pérdida del ejercicio, etc.
Cuentas reguladoras
Bajo esta denominación se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen operaciones destinadas a modificar el saldo de ciertas cuentes con la finalidad de exponer un adecuado saldo, debiendo presentarse en balance general con signo negativo. Para mejor estudio, está integrada por los siguientes sub-grupos:
Deudoras de pasivo
Deudoras de patrimonio
Previsiones
Depreciaciones acumuladas
Amortizaciones acumuladas
Deudoras de pasivo
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen operaciones destinadas a modificar el saldo de ciertas cuentas del pasivo con la finalidad de exponer un adecuado saldo.
Ejemplo: Primas diferidas en emisión de bonos
Deudoras de patrimonio
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen operaciones destinadas a modificar el Saldo de ciertas cuentas del patrimonio con la finalidad de exponer un adecuado saldo.
Ejemplo: Accionistas, Aportes por cobrar, etc.
Previsiones
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen operaciones destinadas a modificar el saldo de ciertas cuentas del activo con la finalidad de exponer un adecuado saldo.
Ejemplo: Previsión para cuentas incobrables. Previsión para obsolescencia de inventarios, Previsión para fluctuación de valores. Letras descontadas, etc.
Depreciaciones acumuladas
Bajo esta rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen operaciones destinadas a modificar el saldo da ciertas cuentas del activo (Bienes de uso) con la finalidad de exponer un adecuado saldo.
Ejemplo: Depreciación acumulada muebles y enseres de oficina, Depreciación acumulada equipos de computación, Depreciación acumulada vehículos automotores, etc.
Amortizaciones acumuladas
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen operaciones destinadas a modificar el saldo de ciertas cuentas del activo (Diferidos e intangibles) con la finalidad de exponer un adecuado saldo.
Ejemplo: Amortización acumulada descuento en emisión de bonos, Amortización acumulada gastos de organización, Amortización acumulada contratos de concesión. etc.
Por el tiempo de realización de las cuentas
Esta forma de clasificación del balance general consiste en efectuar una discriminación de las cuentas en función del tiempo, dando sus características específicas y sus diferencias entre sí.
Por tanto, los grupos que integran el balance general son:
Activo
Pasivo
Patrimonio
Activo
Bajo esta denominación se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen bienes, valores y/o derechos que posee una empresa. Y para fines de balance, está integrado por los siguientes sub-grupos:
Activo corriente
Activo no corriente
Activo corriente
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que tengan realización no mayor a un ejercicio (un año).
Activo no corriente
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que tengan realización mayor a un ejercicio (un año).
Pasivo
Bajo esta denominación se deberán agrupar todas aquellas cuentas que representen obligaciones de una empresa hacia terceras personas naturales y/o jurídicas. Y para fines de balance, está integrado por los siguientes sub-grupos:
Pasivo corriente
Pasivo no corriente
Pasivo corriente
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que tengan realización no mayor a un ejercicio (un ano).
Pasivo no corriente
Bajo este rubro se deberán agrupar todas aquellas cuentas que tengan realización mayor a un ejercicio (un año).
Patrimonio
Las con notaciones de éste rubro son similares a las descritas en el señalado en Patrimonio.
Metodología de preparación
Para preparar un balance general, la información debe obtenerse de la hoja de trabajo donde se cuantificó el activo, pasivo y patrimonio.
Por tanto la metodología a seguirse es la siguiente:
1. Preparar el papel de trabajo donde se expondrá el balance general.
2. En la parte superior y central del papel de trabajo, registrar el encabezamiento de dicho estado incluyendo lo siguiente:
Razón social Titulo del estado
Fecha de obtención
Moneda de cuenta
3. Dividir el papel de trabajo en dos partes, una para el activo y otra para el pasivo y patrimonio (preparado en forma de cuenta).
4. Estructurar el activo, de acuerdo con su clasificación a utilizarse (por la naturaleza de las cuentas o por el tiempo de realización de las cuentas).
5. Estructurar el pasivo y patrimonio bajo el mismo condicionamiento del inciso anterior.
6. Una vez concluida la preparación, en la parte inferior izquierda firmara el Contador Público, Auditor y en la parte inferior derecha el representante legal de la empresa incluyendo sus sellos de pie.
Caso práctico
Para dejar claramente establecido el marco teórico acabado de explicar, vamos a continuar con el desarrollo del supuesto planteado en Tema titulado Registros de diario, con la salvedad que la información clasificada obtendremos del Tema titulado Hoja de trabajo.
Tal demostración se expone aquí.