Como ya se ha visto, el impacto del medio ambiente general en la organización es vago; por otro lado, el medio ambiente de trabajo, aunque complejo, entrega información útil para la organización de una forma mucho más fácil que el medio ambiente general. El administrador puede identificar factores ambientales de interés específico para la organización, en vez de tratar con dimensiones más abstractas como las del medio ambiente general.
El medio ambiente de trabajo está compuesto de seis dimensiones: competidores, clientes, proveedores, reguladores, sindicatos y asociados, como se muestra aquí:
Se debe destacar que el medio ambiente de trabajo está compuesto por organizaciones específicas, y que la relación entre la organización y el medio ambiente de trabajo es mucho más cercana y directa que en el caso del medio ambiente general.
Los Competidores:
Los competidores de una organización son otras organizaciones que compiten con ella por los recursos. El caso más simple es la competencia por los pesos de los consumidores.
Pero la competencia se puede considerar a distintos niveles de abstracción: una marca de automóviles no sólo compite con otra fábrica de automóviles sino que también con las fábricas de bicicletas, con el trasporte público de pasajeros y con los garajes que arreglan autos.
También dos empresas totalmente diferentes pueden competir por obtener un préstamo bancario, Las universidades compiten con las escuelas técnicas, las fuerzas armadas, otras universidades y el mercado del trabajo para obtener buenos alumnos.
Las relaciones competitivas son, por lo general, complejas. El administrador debe estar alerta al medio ambiente competitivo y cuidarse de no simplificar en exceso la información sobre la competencia. Los precios de la competencia se obtienen fácilmente; sin embargo hay otra información más difícil de obtener y se guarda celosamente como secreto. Es el caso de las actividades de investigación, productos nuevos y futuras campañas publicitarias.
Los Clientes
Un cliente es una persona u organización que paga parte de su ingreso para adquirir el producto o servicio vendido por una organización. Sin embargo la cadena de transacciones es compleja: cuando compramos una botella de bebida lo hacemos en un supermercado u otro negocio que la venda, lo cual implica varias transacciones hasta llegar a las materias primas de la bebida.
Los administradores deben poner mucha atención a la dimensión clientes del medio ambiente de trabajo, para hacerlo debe usar fuentes de información como: investigación de mercado, encuestas, panel de consumidores e informes de los vendedores.
Los Proveedores
Ellos proveen los recursos necesarios para la organización, como pueden ser quienes venden materias primas, maquinaria y otros artículos productivos.
Otros proveedores son los que proveen del capital necesario operar la organización; es el caso de los bancos o agencias del gobierno (Corfo).
Hay proveedores de recursos humanos como son las oficinas de empleo del gobierno o de las organizaciones de educación, como las universidades o institutos técnicos.
Existen proveedores de información para que opere la organización; ejemplos de éstas son las revistas especializadas, empresas de investigación de mercado, empresas que hacen pronósticos económicos o que preparan informes sobre los últimos desarrollos legales.
En general, las organizaciones evitan depender de un sólo proveedor, tratando de mantener relaciones comerciales con varios a la vez.
ES tratar con los proveedores es una importante actividad de la administración; hay que mantener buenas relaciones con ellos y evitar dependencia mediante el establecimiento de una red de proveedores para los recursos necesarios a la organización.
Los Reguladores
Los reguladores son unidades del medio ambiente de trabajo que tienen el potencial para controlar, regular o influenciar las políticas y prácticas de una organización.
Las agencias de regulación son generalmente creadas por el gobierno para proteger al público de algunas prácticas comerciales o para proteger a una organización de otra. En Chile casi todos los ministerios tienen agencias que influencian las organizaciones, como son entre otras en: el Ministerio de Hacienda; el Servicio de Impuestos Internos, el Ministerio del Trabajo: la Dirección del Trabajo, y el Ministerio de Salud: la Oficina de Higiene Ambiental.
En una organización los costos incurridos para cumplir con estas regulaciones pueden ser sustanciales, pero por lo general son traspasados al consumidor a través de los precios de bienes y servicios.
Un estudio realizado en los Estados Unidos en 1980 señala que el costo extra que representa las regulaciones gubernamentales se estimó en cien billones de dólares al año, lo que muestra que el impacto de las agencias reguladoras en las organizaciones es considerable.
Los Sindicatos
Los sindicatos son elementos importantes del medio ambiente de trabajo. Si el sindicato es legal, la empresa está obligada a negociar con él un convenio de trabajo. Este problema puede ser aún más complejo cuando existe más de un sindicato en la organización. Además, los sindicatos no sólo son de obreros sino que también pueden ser de profesionales como profesores, médicos o ingenieros, lo que hace complicado las negociaciones.
Los Asociados
Los asociados pueden jugar un rol importante en el medio ambiente de trabajo de muchas organizaciones. Un asociado pueden ser dos o más empresas autónomas o no, que son controladas por otra organización, como es el caso de los grupos económicos que se manejan de una empresa “holding”.