El concepto de una hoja de trabajo de diez columnas coincide exactamente con el citado.
Diseño y conformación
En cuanto al diseño y conformación de una hoja de trabajo de diez columnas, diremos que cuenta con bastante aceptación en diferentes lugares. Sin embargo, puede variar de acuerdo con las necesidades y requerimientos de una empresa.
Diseño
El diseño de una hoja de trabajo de diez columnas, incluye un total de doce columnas que seguidamente exponemos. Sin embargo, debemos puntualizar, que en contabilidad solo y únicamente se cuentan las columnas que exponen información cuantificada en términos de unidades monetarias, razón por la cual descartamos las dos primeras.
Conformación
La conformación de una hoja de trabajo de diez columnas que utilizaremos, está en función directa al diseño de esta e incluye lo siguiente:
Como se puede observar la hoja de trabajo (de diez columnas, solo donde se incluyen valores), en su diseño incluye doce columnas, cada una con finalidad específica,
Columna No 1.- Tiene por finalidad solo y únicamente registrar el código (número) de las cuentas que hayan arrojado saldo en el balance de comprobación.
Columna No 2.- Tiene por finalidad solo y únicamente registrar los títulos de las cuentas que hayan arrojado saldo en el balance de comprobación.
Columna No 3.- Tiene por finalidad solo y únicamente registrar el saldo deudor de la cuenta.
Columna No 4.- Tiene por finalidad solo y únicamente registrar el saldo acreedor de la cuenta.
Columna No 5.- Tiene por finalidad solo y únicamente registrar los cargos efectuados en asientos de ajuste.
Columna No 6.- Tiene por finalidad solo y únicamente registrar los abonos efectuados en asientos de ajuste.
Columna No 7.- Tiene por finalidad solo y únicamente registrar les nuevos saldos deudores ajustados de las cuentas.
Columna No 8.- Tiene por finalidad solo y únicamente registrar los nuevos saldos acreedores ajustados de las cuentas.
Columna No 9.- Tiene por finalidad solo y únicamente clasificar los saldos que corresponden a cuentas de costo y gasto.
Columna No 10.- Tiene por finalidad solo y únicamente clasificar los saldos que corresponden a cuentas de ingreso.
Columna No 11.- Tienen por finalidad solo y únicamente clasificar los saldos que corresponden a cuentas de activo.
Columna No 12.- Tiene por finalidad" solo y únicamente clasificar los saldos que corresponden a cuentas de pasivo y patrimonio como también el resultado obtenido.
Metodología de preparación
Al referirnos a la metodología de preparación y emisión de la hoja de trabajo de diez columnas, queremos establecer la secuencia de pasos a seguirse, siendo estos:
1. En un papel de trabajo, preparar el diseño y conformación de la hoja de trabajo.
2. En la parte superior y central del diseño practicado, incorporar el encabezamiento de dicho estado, incluyendo lo siguiente:
Razón social
Título del estado
Fecha de obtención
Moneda de cuenta
3. En la columna No 1, registrar el código que tienen las cuentas que hayan arrojado saldo en balance de comprobación.
4. En la columna No 2, registrar títulos de las cuentas que hayan arrojado saldo en el balance de comprobación.
5. En la columna No 3, transcribir los saldos deudores de las cuentas que posean tal información en balance de comprobación.
6. En la columna No 4, transcribir los saldos acreedores de las cuentas que posean tal información en balance de comprobación.
7. En las columnas 5 y 6, transcribir los asientos de ajuste con su respectivo número de comprobante a las columnas que correspondan de las cuentas que hayan sido apropiadas en tales registros (Debe y/o Haber).
De no existir cuenta con saldo, adicionar al término de la última cuenta.
8. En las columnas 7 y 8, obtener saldos ajustados efectuando operaciones en ¡as cuatro anteriores columnas, tomando en cuenta los siguiente:
Deudor y Debe se suma, resultado a la columna del saldo mayor.
Deudor y Haber se resta, resultado a la columna del saldo mayor.
Acreedor y Haber se suma, resultado a la columna del saldo mayor.
Acreedor y Debe se resta, resultado a la columna del saldo mayor.
9. En las columnas 9. 10, 11 y 12 clasificar los saldos de las cuentas que figuren, de acuerdo a la nomenclatura de cuentas estudiada anteriormente
10. Determinar sumas en las columnas 9 (gastos) y 10 (ingresos) con la finalidad de determinar el resultado obtenido. Es decir, existirá utilidad si los ingresos son mayores a los gastos (U = I - E) y se habrá generado pérdida si los gastos son mayores a los ingresos (P = E - I).
11. Cuantificado el resultado, en caso de utilidad, se incrementará la columna de gastos para de esa manera igualar a los ingresos y seguidamente trasladar a la columna 12 (pasivo y patrimonio) previo a efectuarse el procedimiento descrito en numeral siguiente. De suscitarse una pérdida, dicho resultado se deberá ser encerrado entre paréntesis y también transferido a la columna 12 y en vez de sumar, restará.
12. Efectuar la bajada de la utilidad para cuantificar lo siguiente:
Impuesto sobre las utilidades de las empresas para transferirse a la columna No 12 Constitución de Reservas para reinversión de capital para luego transferirse a la columna No 12 Obtener la utilidad liquida por diferencia para transferirla a la columna No 12
13. A continuación se obtendrán sumas en columnas 11 y 12, debiendo éstas automáticamente igualar.
14. Una vez concluida la preparación, en la parte inferior izquierda firmará el Auditor y en la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus respectivos sellos de pie.