IX. Los manuales

Definición

Son documentos detallados que contienen en forma adecuada y sistemática información acerca de la ORGANIZACIÓN DE A EMPRESA.

Son de gran utilidad ya que:

- Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones.

- Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.

- Son la fuente de información, muestran la organización empresarial. Base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia.

Elaboración de Manuales

Una de las funciones principales que tiene la Unidad de Organización Métodos y Sistemas, es la elaboración y actualización de Manuales Administrativos.

Existen diferentes tipos de Manuales, entre las más importantes están:

1. Manuales de Objetivos y Políticas.

2. Manuales de Organización y Funciones

3. Manuales de Descripción de Cargos.

4. Manuales de Procedimientos.

Dentro de los Manuales de Procedimientos se elaboran los formularios que forman parte de los procedimientos por lo cual se analizarán estas en un punto aparte.

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Indicadores del desempeño

Como los procesos antes de ser objeto de la reingeniería son transfuncionales, la mayoría de los indicadores de rendimiento son inapropiados. La nueva manera de operar requiere solo cuatro indicadores de rendimiento:

- Calidad

- Tiempo total de Fabricación

- Costo

- Servicios

BPR y globalización

En el mundo de la administración y la desfuncionalización de procesos, la administración tienen que tener un panorama completamente nuevo de las piezas que forma una compañía: El personal, las habilidades administrativas y del liderazgo, la cultura organizacional, la necesidad de conocimientos, la necesidad de toma de decisiones rápida, y la creación instantánea a los estímulos del mercado, la administración de activos y las mediciones de rendimiento. La vieja y burocrática manera de pensar en estos temas sencillamente no tienen cabida en la nueva manera de pensar

En la primera era los sistemas se consideraban como algo interno para la organización, como reflejo de las barreras existentes entre las empresas.

Ahora los sistemas se amplían a las organizaciones para vincular las empresas con sus proveedores, canales de distribución y clientes. Las compañías de seguros y las aerolíneas se encuentran vinculadas con agentes. Los gobiernos suministran información en los puestos de ventas al público. Los bancos suministran acceso en; línea a los clientes.

Tradicionalmente la tecnología de la información se utilizó para ayudar, a controlar y a administrar los costos de tres fuentes: Activos Físicos, Recursos Financieros y Personas. En consecuencia sistemas aislados surgieron en tres áreas de la organización.

Los computadores personales han penetrado en las organizaciones para afectar casi todos los oficios. Sin embargo su impacto rara vez puede describirse como un hecho estratégico. El principal factor limitante consiste en que el inmóvil y solitario por sí solo no funciona como las personas en la comunicación con los demás, en especial dentro un grupo de trabajo. El nuevo empuje reconoce la importancia del equipo de negocios como la piedra angular organizacional y las enormes oportunidades para apoyar los equipos dentro de la ejecución de las funciones de negocios.

Concepto

Paradigma se define como un ejemplo o modelo especialmente claro o arquetípico. Joel Barker define como un conjunto de reglas orientadas a establecer límites y a describir cómo solucionar problemas dentro de esos límites.

Sistema de Contabilidad

Considerado esencialmente como una función constructiva o creadora, enfocado a ciertos objetivos:

a) Idear procedimientos de registros tendientes a conseguir el adecuado control contable de las operaciones y la estricta protección patrimonial.

b) Encauzar la función ejecutiva para obtener la información fehaciente oportuna y accesible, necesaria a los propósitos de la planeación, mejoramiento, control y protección de la empresa u organismo.

c) Facilitar provisoriamente las finalidades de la función supervisora.