VIII. Los organigramas

Introducción

Los sistemas de Organización se presentan en forma técnica y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como cartas, gráficas de organización consisten en gráficos, en los que cada cargo o unidad se representa por un rectángulo que encierra el nombre de este cargo o unidad (y en ocasiones de quién lo ocupa) representándose por la unión de los rectángulos mediante líneas, llamados líneas de autoridad y responsabilidad.

Definición

El organigrama es la representación gráfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado una organización.

Utilidad de los Organigramas

Estos instrumentos de organización nos revelan:

- La división de funciones.

- Los niveles jerárquicos.

- Las líneas de autoridad.

- Las líneas de autoridad y responsabilidad.

- Las líneas o canales formales de comunicación.

- Las líneas o asesoramiento de una unidad.

- Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

Las revelaciones que existen entre diversos cargos en la empresa y en cada sector de la organización.

- La ubicación de las unidades dentro de la estructuración, ya sea a través de su observación como de las dificultades de diseño que se pretenden.

Requisitos Básicos para la diagramación de Organigramas

- Organigramas deben ser claros y deben contener el número necesario de rectángulos.

- Los organigramas deben contener de acuerdo al tipo de estos el nombre de unidades, cargos, personas, y funciones.

- Los organigramas deben tener al equilibrio, Esta condición de diseño hace referencia a la necesidad de que los rectángulos estén distribuidos de forma tal que muestren un diagrama equilibrado y simétrico.

Esta exigencia no significa de ninguna manera la posibilidad de tergiversar la realidad.

Entre otros aspectos, se recomienda evitar.

- Entrecruzamiento de líneas

- Utilización de varios colores

- Sombreado de rectángulos

- Información ajena a la estructura

- Utilización de otros símbolos que poseen los rectángulos y las líneas.

- Tipografía que no sea de rápida lectura.

Normas de Diagramación a ser utilizadas

Simbología

A los efectos de normalizar la diagramación se utilizarán dos elementos básicos: las líneas y los rectángulos.

Líneas

Indican la relación de autoridad existente entre ellas, siendo de trazo completo aquellas que reflejan relaciones de autoridad lineal y jerárquica.

Las relaciones funcionales y de asesoramiento se reflejarán mediante una línea de trazo partido.

Se dibuja en sentido vertical u horizontal exclusivamente, de forma tal que la unión de cada una de ellas con los rectángulos o con otra línea, formen un ángulo de 90 grados. Las Líneas deben partir del punto medio de lado inferior de rectángulo de mayor nivel y llegar al punto medio del lado izquierdo, derecho o superior del rectángulo de menor nivel.

Las líneas de conexión son de mayor grosor que las Líneas del rectángulo, normalmente dos veces su ancho, de este modo permite una lectura más fluida del diagrama.

Rectángulos

Se utilizarán para representar cargos, unidades, niveles y/o nombres de personal de acuerdo al tipo de diagrama que se quiere presentar.

Se dibujará en posición horizontal con trazo fino, su tamaño estará en relación directa con la importancia relativa de la posición que representa.

En el trazado de los rectángulos deben tomarse en cuenta, los siguientes aspectos.

Distribución de los Rectángulos

Las relaciones de autoridad existentes, indican las relaciones de forma tal que el rectángulo superior evidencia una posición con autoridad sobre la representada en el nivel inferior, asimismo en lo que hace a la distribución horizontal, se debe dibujar a igual nivel inferior y tamaño todas aquellas posiciones que tengan igualdad de jerarquía en la estructura.

Representaciones Gráficas Equivalentes

En determinadas circunstancias, una misma situación puede ser representada de muy diversas maneras, siendo su significado exactamente el mismo. La elección de una de ellas depende del espacio físico disponible y el equilibrio y estética del diagrama.

Clases de Organigramas

Los organigramas pueden ser verticales, horizontales, circulares y escalares.

Organigramas verticales

En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otros, se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.

Algunos manuales acostumbran poner al margen, en la altura correspondiente y al clase de nivel administrativo, por ejemplo: nivel de dirección, nivel asesoramiento, nivel de apoyo, nivel operativo y todos los puestos, niveles con líneas punteadas.

Organigramas horizontales

Se cumplen los mismos elementos de los anteriores y en la misma forma solo que conforma el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

Son poco usados en la práctica y muchas veces aun pudiéndose hacer una sola carta, en la organización, resultan los nombres de los jefes demasiados apiñados y por lo mismo, poco claros.

Organigrama circulares

Están formados por un cuadro central, que corresponden a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo rededor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituyen a un nivel de organización. En cada uno de los círculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

Sin embargo que resultan confusas y difíciles de leer porque no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario forzoso además demasiado a los niveles.

Organigrama escalar.

Consiste en señalar o con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan ciertos márgenes.

Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. Estos organigramas son poco usados todavía y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro del cuadro para destacarlo adecuadamente.

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