Manual de Procedimientos Administrativos

Definición

El Manual de Procedimientos Administrativos es la descripción de los sistemas administrativos en base a los procedimientos, procesos y operaciones que la integran, apoyados en la estructura formal de la organización, flujogramas, formularios y otros instrumentos.

Utilidad del Manual

- Apoyar la organización en el mayor manejo de los sistemas administrativos.

- Establecer y normas los sistemas administrativos de la empresa.

- Estandarizar los procesos y operaciones de la Empresa, en sus distintas fases.

- Orientar al personal en la ejecución de sus específicas funciones.

- Sirve de parámetro para la revisión y control de los sistemas en forma periódica, ordenada y permanente.

- Es un instrumento permanente de consulta.

Estructura del manual.

La organización del manual comprenderá las siguientes partes:

a) Cuerpo Preliminar Conformado por:

- La carátula, donde está impreso el logotipo, nombre de la Empresa, nombre de la Asesoría, título del trabajo, nombre de los autores, lugar y fecha de presentación. Presentación del manual

- La resolución Gerencial de Aprobación del Manual

- El índice o contenido

- La simbología utilizada, especialmente para flujogramas.

- El glosario, que explique la terminología técnica.

b) Cuerpo Principal

Es la parte substancial del Manual, donde están transcritos los contenidos que son objeto del mismo.

Se halla conformado de la siguiente manera:

- Introducción

Debe contener en forma resumida y clara antecedentes que componen el sistema, indicando además los beneficios que se obtendrán del mismo, así como los instrumentos administrativos que se utilizarán para llegar a un fin.

c) Objetivos. Se deberá especificar los alcances del sistema a describir

- Sectores involucrados

Se mencionaran secuencialmente las diferentes unidades que participen dentro del sistema.

- Procedimientos

Se detallará en forma sucinta todas las operaciones o pasos que comprenden el procedimiento y/o proceso, especificando al mismo tiempo y en forma ordenada la unidad y cargos responsables e instrumentos que se utilicen en cada operación.

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Indicadores del desempeño

Como los procesos antes de ser objeto de la reingeniería son transfuncionales, la mayoría de los indicadores de rendimiento son inapropiados. La nueva manera de operar requiere solo cuatro indicadores de rendimiento:

- Calidad

- Tiempo total de Fabricación

- Costo

- Servicios

BPR y globalización

En el mundo de la administración y la desfuncionalización de procesos, la administración tienen que tener un panorama completamente nuevo de las piezas que forma una compañía: El personal, las habilidades administrativas y del liderazgo, la cultura organizacional, la necesidad de conocimientos, la necesidad de toma de decisiones rápida, y la creación instantánea a los estímulos del mercado, la administración de activos y las mediciones de rendimiento. La vieja y burocrática manera de pensar en estos temas sencillamente no tienen cabida en la nueva manera de pensar

En la primera era los sistemas se consideraban como algo interno para la organización, como reflejo de las barreras existentes entre las empresas.

Ahora los sistemas se amplían a las organizaciones para vincular las empresas con sus proveedores, canales de distribución y clientes. Las compañías de seguros y las aerolíneas se encuentran vinculadas con agentes. Los gobiernos suministran información en los puestos de ventas al público. Los bancos suministran acceso en; línea a los clientes.

Tradicionalmente la tecnología de la información se utilizó para ayudar, a controlar y a administrar los costos de tres fuentes: Activos Físicos, Recursos Financieros y Personas. En consecuencia sistemas aislados surgieron en tres áreas de la organización.

Los computadores personales han penetrado en las organizaciones para afectar casi todos los oficios. Sin embargo su impacto rara vez puede describirse como un hecho estratégico. El principal factor limitante consiste en que el inmóvil y solitario por sí solo no funciona como las personas en la comunicación con los demás, en especial dentro un grupo de trabajo. El nuevo empuje reconoce la importancia del equipo de negocios como la piedra angular organizacional y las enormes oportunidades para apoyar los equipos dentro de la ejecución de las funciones de negocios.

Concepto

Paradigma se define como un ejemplo o modelo especialmente claro o arquetípico. Joel Barker define como un conjunto de reglas orientadas a establecer límites y a describir cómo solucionar problemas dentro de esos límites.

Sistema de Contabilidad

Considerado esencialmente como una función constructiva o creadora, enfocado a ciertos objetivos:

a) Idear procedimientos de registros tendientes a conseguir el adecuado control contable de las operaciones y la estricta protección patrimonial.

b) Encauzar la función ejecutiva para obtener la información fehaciente oportuna y accesible, necesaria a los propósitos de la planeación, mejoramiento, control y protección de la empresa u organismo.

c) Facilitar provisoriamente las finalidades de la función supervisora.