Registros de diario - Comprobantes

Se denominan registros de diario al conjunto de comprobantes de diario (ingreso, egreso y traspaso) utilizados en una empresa para practicar el registro de sus transacciones diariamente.

Estos registros reciben también las denominaciones de libro de primera entrada o libro diario y constituyen parte de los libros principales.

Se denomina libro primera entrada, por ser el primer registro que utiliza una empresa para practicar por primera vez la contabilización de sus transacciones u operaciones suscitadas en ella.

Se denomina libro diario por ser el registro que utiliza una empresa para practicar día a día y en orden progresivo la contabilización de las transacciones u operaciones suscitadas en ella por muy importantes o insignificantes que estas sean.

Objetivo

El objetivo de los comprobantes de diario es agrupar las transacciones de similar naturaleza en sus correspondientes cuentas y a través de estas proporcionar información referida a las operaciones suscitadas en una empresa cronológicamente.

Comprobantes de diario

Se denominan comprobantes de diario al conjunto de hojas reimpresas especialmente para tal efecto, que tienen por finalidad reemplazar a los clásicos libros diarios. Para que estas evidencias contables, tengan el sustento necesario deberán cumplir con todas disposiciones descritas en párrafos anteriores.

Formalidades

Se denominan formalidades a las condiciones tanto intrínsecas como extrínsecas con las que deben cumplir los comprobantes de diario, mismas que mencionamos en párrafos anteriores, es decir, las condiciones que deben cumplir los libros principales.

Diseño y conformación

El diseño y conformación de un comprobante de diario, no cuenta con norma estandarizada de uso mundial, por tanto; responde a requerimientos y necesidades del sistema contable implantado en la empresa, razón por la cual puede variar como acontece en la vida real.

Diseño

El diseño del comprobante de diario y uno de los más generalizados que estudiaremos, es el que incluye cuatro columnas verticales, seguidas de tres horizontales en la parte inferior, que a continuación exponemos.

Conformación

La conformación del comprobante de diario que utilizaremos está en función al diseño de éste e incluye lo siguiente:

Columna No 1, titula código, tiene por finalidad solo y únicamente registrar el número asignado a la cuenta.

Columna No 2, titula detalle, concepto o descripción, tiene por finalidad solo y únicamente registrar los títulos de cuentas, sub-cuentas y la glosa.

Columna No 3, titula debe, tiene por finalidad registrar solo y únicamente valores de las cuentas que hayan sido debitadas o cargadas.

Columna No 4, titula haber, tiene por finalidad registrar solo y únicamente valores de las cuentas que hayan sido abonadas o acreditadas.

Columna No 5, titula preparado por, tiene por finalidad registrar el nombre completo cargo y firma de la persona que preparó el comprobante de diario.

Columna No 6, titula revisado por tiene por finalidad registrar el nombre completo careo y firma de la persona que reviso la preparación del comprobante de diario.

Columna No 7, titula aprobado por tiene por finalidad registrar el nombre completo cargo y firma de la persona que arrobo la revisión y preparación del comprobante de diario.

Resumiendo lo anteriormente expuesto, el diseño y conformaron del comprobante de diario que estudiaremos es el siguiente:

Clases de comprobantes de diario

Los comprobantes de diario para un mejor estudio se clasifican en:

Comprobantes de diario ingreso   (CDI)

Comprobantes de diario egreso    (CDE)

Comprobantes de diario traspaso (CDT)

Comprobantes de diario ingreso

Se denominan así, a todos aquellos registros que incluyen y exponen información referente a la contabilización solo y únicamente de transacciones u operaciones que generan ingreso real de fondos a la empresa.

Diseño y conformación

El diseño y conformación de un comprobante de diario ingreso es el siguiente:

Comprobantes de diario egreso

Se denominan así, a todos aquellos registros que incluyen y exponen información referente a la contabilización solo y únicamente de transacciones u operaciones que generan salida real de fondos de la empresa.

Diseño y conformación

El diseño y conformación de un comprobante de diario egreso es el siguiente:

Comprobantes de diario traspaso

Se denominan así, a todos aquellos registros que incluyen y exponen información referente a la contabilización solo y únicamente de transacciones u operaciones que no generan ingreso ni salida de fondos de la empresa, es decir operaciones sobre la base del devengamiento.

Diseño y conformación

El diseño y conformación de un comprobante de diario traspaso se presenta como el primer grafico de comprobante diario.

Numeración y copias de los comprobantes de diario

La numeración de estos registros tiene que ser paralela entre sí. Es decir:

Los Comprobantes de diario traspaso deben ser enumerados de la siguiente manera: CDT - 01 hasta CDT-N

Los Comprobantes de diario egreso deben ser enumerados de la siguiente manera: CDE - 01 hasta CDE – N

Los Comprobantes de diario ingreso deben ser enumerados de la siguiente manera: CDI - 01 hasta CDI – N

Para la numeración de los comprobante; citados, la letra "N" representa el último número del comprobante utilizado durante el ejercicio.

Además, no olvidemos lo siguiente:

Todos los comprobantes de diario (ingreso, egreso y traspaso) deben estar preparados con sus respectivas copias, en un número de acuerdo con la estructura orgánica de la empresa.

Es decir, el original necesariamente tiene que adjuntar la documentación de respaldo para su correspondiente empaste y cumplimiento de disposiciones estipuladas al respecto, debiendo quedarse mientras termine el ejercicio fiscal en oficinas de Contabilidad para luego ser enviados al Archivo de la empresa.

La primera copia, también se quedará en oficinas de Contabilidad para realizar consultas inmediatas y preservar de esa manera el original.

La segunda copia, deberá ser remitida si el caso corresponde, a Gerencia Financiera de la empresa para que ésta unidad administrativa cuente con tal información.

La tercera copia, deberá ser remitida si el caso corresponde, a Gerencia General de la empresa para que ésta unidad administrativa cuente con tal información.

La cuarta copia, deberá ser remitida si el caso corresponde, a Auditoría Interna de la empresa para que ésta unidad administrativa de control cuente con tal información.

Contenido Relacionado

Se denomina asiento al registro que expresamente se práctica en un comprobante de diario, y corresponde a una transacción correctamente analizada, tomando en cuenta normas, reglas, leyes y procedimientos de contabilidad.

Conformación de un asiento

Un asiento necesariamente debe estar conformado por lo siguiente:

Fecha

Número de comprobante

Los libros de contabilidad son elementos donde se registran y almacenan todas y cada una de las transacciones u operaciones comerciales suscitadas en una empresa

Su estudio detenido y minucioso entraña un interés especial, ya que en dichos libros quedaran fiel y verazmente reflejadas las operaciones, y mucho dependerá que estos registros resulten claros.

Sistema de registración.- Concepto

Se denomina sistema de registración al conjunto de elementos manuales, semimecanizados y/o electrónicos que utiliza una empresa para efectuar el registro de todas y cada una de las transacciones u operaciones suscitadas en esta. Por supuesto, la registración deberá practicarse de acuerdo con normas de contabilidad y disposiciones legales.

Objetivo