En forma periódica las instituciones bancarias remiten a sus clientes de cuentas corrientes, un resumen de los movimientos operados en sus cuentas, que se denomina “Extracto Bancario”, conjuntamente los cheques emitidos y pagados durante ese lapso.
Este documento presenta el saldo inicial del periodo, los movimientos presentados que pueden estar constituidos por depósitos, cheques, notas de débito y de crédito y el saldo final según los registros mantenidos en el banco.
Como parte de los controles internos implementados en la empresa, es menester que genéricamente se practique el cotejo las anotaciones que aparecen en el Extracto Bancario con las operaciones registradas en los libros o registros de la empresa.
En muchas ocasiones, los saldos arrojados por la contabilidad y por el Extracto Bancario coincidirán; pero en otras no ocurrirá así debido a las diferencias de tiempo en el cómputo de las distintas partidas en ambos elementos, por las causas siguientes:
- Cheques pendientes de pago. Los cheques por pagos son registrados contablemente por la empresa, en el momento de su entrega al beneficiario, pero debitados por el banco una vez que el mismo lo presentó para su cobranza en ventanilla.
- Las notas de débito y de crédito son registradas por el banco en el momento de su emisión, cero las empresas recién las contabilizan cuando las reciben, lo que puede suceder algunos días después.
- Depósitos en tránsito. Los depósitos son contabilizados por la empresa, en la fecha en que son efectuados, pero cuando se trata de valores que deben pasar por cámaras compensadoras, el banco acredita estas operaciones en sus registros contables, uno, dos o más días, después.
Por otra parte, así como pueden existir demoras en el registro de estas operaciones en la contabilidad, es también posible que tanto por parte de la empresa, como del banca se produzcan errores u omisiones, que motiven discrepancia en los saldos procesados por los sistemas contables de ambos entes, a una fecha determinada.
Como consecuencia de lo expuesto, la falta de coincidencia entre los saldos arrojados por los registros de la empresa y el Extracto Bancario emitido por él por el banco, puede deberse a las siguientes razones:
- Depósitos contabilizados pero pendientes de acreditación por parte del banco.
- Cheques girados pero no presentados a cobro por el banco.
- Notas de débito o crédito computadas por el banco pero pendientes de contabilización.
Errores y omisiones por parte de la empresa, tales como:
- Imputar a la cuenta de un banco una operación correspondiente a otro.
- Contabilizar un depósito, cheque, nota de débito o de crédito, con un importe distinto al correcto.
- Omitir el registro de un cheque o depósito.
- Calcular erróneamente el saldo de la cuenta.
Errores u omisiones por parte del banco, tales como:
- Imputar a la cuenta de la empresa una operación correspondiente a otra.
- Imputar un depósito, cheque, nota de débito o crédito por un importe incorrecto.
- Omitir el registro de una nota de débito o de crédito.
- Calcular erróneamente el saldo de la cuenta.
Todos los conceptos mencionados constituyen “partidas de conciliación” entre los saldos según banco y según la empresa.
Considerando estas partidas de conciliación, es factible establecer el saldo según los registros contables de la empresa, considerando como punto de partida el jaldo, a la misma fecha, del Extracto Bancario, realizándose para el efecto las siguientes operaciones aritméticas:
Deben sumarse:
Los depósitos efectuados por la empresa pero pendientes de acreditación por parte del banco. Los mismos aumentarán el saldo contable pero no el computado por el banco.
Las notas de débito registradas por el banco pero no por la empresa. Estas operaciones redujeron el saldo según el banco, pero no el saldo según los registros contables de la empresa.
Las notas de crédito contabilizadas, pero que el banco pudiera haber omitido registrar. En este caso el saldo según libros fue incrementado, pero el del estado de cuentas del banco, no.
Otros conceptos derivados de errores de la empresa que hayan incrementado indebidamente el saldo contable.
Otros conceptos derivados de errores del banco que hayan reducido indebidamente el saldo presentado en el estado de cuenta.
Deben restarse:
Los cheques emitidos y contabilizados, pero no debitados por el banco. Estas operaciones redujeron el saldo contable pero no el que aparece en los registros del banco.
Las notas de crédito registradas por el banco, pero no por la empresa. Estas operaciones incrementaron el saldo disponible en el banco, sin que ello haya tenido reflejo en los registros de la empresa.
Las notas de débito contabilizadas, pero que el banco hubiera omitido registrar. Estas operaciones redujeron el saldo según libros, pero no él que presenta el extracto bancario.
Otros conceptos derivados de errores de la empresa, que hayan disminuido erróneamente el saldo contable.
Otros conceptos derivados de errores de la empresa, que hayan incrementado indebidamente el saldo según el estado de cuenta.