Caja

Contenido: Concepto.- Composición del efectivo.- Objetivos.- Características.- Naturaleza de la cuenta.- Titulo; Concepto; Movimiento de la cuenta; Saldo que debe presentar; Exposición en estados financieros.- Importancia del control del efectivo.- Registro auxiliar de caja.- Diseño y conformación, Diseño, Conformación, Tratamiento contable.- Arqueo de fondos.- Documentación existente en caja; Corte de documentación, Selección de documentación, Revisión de la documentación existente, Recuento del efectivo; Selección de billetes y monedas, Selección de billetes, Selección de monedas; Metodología del arqueo; Actualización de valores; Diferencias en arqueos; Faltantes sin responsabilidad del . encargado, Faltantes con responsabilidad del encargado.

Concepto

Se denomina Caja o Caja mayor o Caja general por que existe movimiento y control de dinero en efectivo libre de restricciones destinados para realizar operaciones en forma inmediata por una empresa.

Composición del efectivo

El efectivo que contabilizamos normalmente está integrado por lo siguiente:

  • Billetes
  • Monedas
  • Cheques
  • Boletas de depósito bancario
  • Recibos o vales de caja

Objetivos

Los objetivos principales que originan el manejo de efectivo son:

  • Recepcionar, controlar y utilizar el efectivo de las ventas realizadas y/o de otras operaciones.
  • Contar con recursos de inmediata disponibilidad para la realización de operaciones.
  • Coberturar pagos inmediatos de obligaciones en ausencia de cuentas bancarias.

Características

  • Las características principales que identifican contablemente a la cuenta Caja son: Representa efectivo de libre e inmediata disponibilidad para coberturar operaciones propias de una empresa.
  • Por un adecuado sistema de control interno, Caja normalmente es recepcionadora de fondos y no pagadora.

Naturaleza de la cuenta

La naturaleza de la cuenta Caja incluye:

  • Título
  • Concepto
  • Movimiento de las cuentas
  • Saldo que deben presentar
  • Exposición en estados financieros

Titulo

Caja, Caja mayor o Caja general.

Concepto

Esta cuenta contabiliza en términos de unidades monetarias el movimiento de dinero en efectivo de una empresa destinado a su utilización en operaciones propias de ésta.

Movimiento de la cuenta

Esta cuenta se carga por el monto del efectivo recibido (incluyendo cheques) y reexpresión de valores y se abona por el monto de pagos realizados, depósitos en cuenta corriente y/o a fin del ejercicio para fines de cierre de registros.

Saldo que debe presentar

Esta cuenta desde el punto de vista técnico debe presentar saldo deudor (Debe).

Exposición en estados financieros

Esta cuenta debe exponerse en balance general, grupo denominado activo, sub-grupo disponibilidades.

Importancia del control del efectivo

La importancia de controlar el efectivo, radica en implantar un adecuado sistema de control interno orientado a proteger estos activos, proporcionar una registración fiable, buscar y estimular la eficiencia operacional.

Sin embargo, con la práctica, el movimiento de la cuenta Caja quedó minimizado, por obtener mejor control a través de utilizar cuentas bancarias. Es decir, dicha cuenta normalmente debe utilizarse como receptora (cargos) de fondos y abonar por la cuantía de depósitos en cuenta corriente, razón por la cual, cumpliendo un adecuado sistema de control interno, los pagos deben efectuarse mediante el giro de cheques.

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Suelen en algunos casos encontrarse diferencias entre el saldo según registros, respecto al saldo que arroja el arqueo.

Cuando se suscitan estas diferencias deben ser reconocidas contablemente a la conclusión del arqueo, para reflejar en mayores tal diferencia.

Los casos que normalmente pueden suscitarse son:           

Para realizar un arqueo de Caja, una vez practicado el corte de documentación y recuento del efectivo existente, se debe realizar lo siguiente:

Se denomina arqueo de fondos de Caja al procedimiento contable realizado diariamente, para evidenciar el adecuado control y utilización de dinero.

Un arqueo de fondos normalmente se divide en dos partes:

  • Documentación existente en caja
  • Recuento del efectivo

Documentación existente en caja

Para revisar la documentación existente en Caja, se debe utilizar el siguiente procedimiento:

Se denomina registro auxiliar de caja, al instrumento que posee una empresa, destinado solo y únicamente a incluir operaciones relacionadas al ingreso (entrada) y egreso (salida) de efectivos emergentes de las transacciones suscitadas en ésta, destinado a proporcionar información referida al movimiento y saldo del efectivo de libre e inmediata disponibilidad.

Diseño y conformación