Tratamiento contable de las disponibilidades

Naturaleza de las operaciones

Por lo común el saldo final de las cuentas de disponibilidades, suele ser poco significativo, en monto, en el conjunto de los activos de la empresa. Sin embargo, esta situación es engañosa; por cuanto, si bien el saldo es pequeño al finalizar el ejercicio, en el curso de la misma el flujo y el volumen de operaciones que fluyen por las disponibilidades, son mayores que en cualquier otro rubro, ya que en ultimo termino, la mayor parte de las operaciones que ejecuta una empresa están relacionadas con las disponibilidades.

La administración de la empresa, le asigna una vital importancia a las disponibilidades, por constituir el activo más líquido que se posee, y ser la principal fuente para la ejecución de desfalcos, fraudes o robos, aspecto por el cual implementa una serie de procedimientos para la recepción, registro y desembolso del efectivo.

Adicionalmente, se considera que las disponibilidades, en si no generan utilidades, por lo que es importante realizar una administración efectiva sobre este rubro, a objeto de no conservar saldos en exceso en la empresa.

¿Que comprenden las disponibilidades?

Este rubro compréndelos recursos disponibles en dinero existentes en caja y en las cuentas corrientes bancarias que la empresa pueda tener en el país y el exterior en moneda nacional o extranjera, y otros valores con características similares para ser utilizados sin restricciones, que se poseen en un momento determinado. Su característica principal está representada por: liquidez, certeza y efectividad.

Por tanto, en este rubro solamente se pueden incluir recursos disponibles, que pueden ser utilizados en forma inmediata, para el pago de obligaciones o adquisición de bienes o servicios.

¿Qué formas puede tener una restricción a las disponibilidades?

Las restricciones impuestas a las disponibilidades y específicamente al efectivo en bancos, pueden tomar muchas formas, desde un convenio informal celebrado con un banco en el sentido de que se mantendrá un saldo promedio por encima de cierta cantidad con el fin de respaldar préstamos y otros arreglos de crédito (llamado generalmente saldo de compensación), hasta él deposito formalmente restringido u otro tipo de cuentas de las cuales no se pueden hacer retiros inmediatos.

¿De presentarse esta situación, como se procede?

Normalmente, los convenios sobre el saldo de compensación se deben revelar en notas a los estados financieros, en tanto que las cuentas restringidas no se deben considerar dentro del disponible, exponiéndolas en el balance general, como activos no disponibles y revelando las características de la restricción en notas a los estados financieros.

¿Las cuentas de ahorro, depósitos a plazo fijo y otros similares forman parte de las disponibilidades?

Las cuentas de ahorro, plazo fijo o similares, no se deben considerar formando parte de las disponibilidades. Por su naturaleza, estos han sido creados por un tiempo determinado, buscando la obtención de un interés o renta, por lo que se los caracteriza como inversiones temporales.

¿Qué se debe consignar como disponibilidades?

Este rubro, debe representar los recursos disponibles que la empresa posee al cierre de gestión, tales como: el efectivo en caja y bancos del país y del extranjero, y otros de poder cancelatorio similar, por lo que es necesario:

Consignar como existencia, el monto de los cheques emitidos y no entregados a los beneficiarios al cierre del ejercicio, corrigiendo el saldo de bancos y el pasivo.

No considerar como ingreso las cobranzas a disposición de la empresa, pero no recibidas al cierre del ejercicio.

¿Cuáles son las responsabilidades de la gerencia de la empresa,  sobre las disponibilidades?

Básicamente se demanda la administración eficiente de las disponibilidades, debiendo para el efecto aplicarse las siguientes acciones:

Garantizar la exactitud contable con respecto a los ingresos, pagos y saldos del efectivo.

Proteger el efectivo,  estableciendo procedimientos y practicas satisfactorias de control interno.

Mantener el efectivo estrictamente necesario para la realización de los pagos, más un monto razonable para emergencias.

Evitar el mantenimiento de sumas significativas inmovilizadas en cuentas corrientes.

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Considerando las características que tiene el efectivo en la realización de fraudes, es necesario prestarle especial atención a los aspectos que debería contener un satisfactorio sistema de control interno.

Relativos a la organización

Informes para la toma de decisiones

Las empresas emplean distintos formatos para informar sobre los saldos y las transacciones de efectivo, que realizan de manera permanente.

Al diseñarse los procedimientos, prácticas y modelos de informe, se podrían considerar los siguientes aspectos:

Periodo que cubre el informe; diario, semanal, mensual, trimestral, etc.

Informe comparativo; con el presupuesto, mes anterior, gestión anterior, etc.

Los saldos de Efectivo, Caja y Bancos, en moneda nacional, son rubros monetarios.

Los fondos existentes en Caja y Bancos, a la fecha de corte de operaciones pueden ser en:

  • Moneda Nacional
  • Moneda Extranjera

Con respecto a los saldos en moneda nacional, no habrá mayores problemas de valuación, ya que estos tienen asociada una relación definida de paridad cambiaría al cierre de gestión.

Las disponibilidades pueden incluir, entre otros, los siguientes:

Efectivo en Caja

  • Fondos de trabajo, fondos de caja chica, etc.
  • Ingresos percibidos y pendientes de depósito.

Efectivo en Bancos

Un buen sistema de control interno del efectivo demanda que los desembolsos se hagan mediante la emisión de un cheque bancario. Conforme a este sistema, es necesario tener una cantidad real de efectivo disponible para usos en caso de emergencia o para erogaciones tan pequeñas en importe que pagarlas con cheque sería del todo impráctico.

Para este propósito se debe diseñar un sistema de Fondo Fijo, Caja Chica, etc. cuyo funcionamiento implica la vigencia de un Reglamento de Administración de estos recursos, que básicamente debe contener, entre otros, los siguientes elementos:

Para preparar la conciliación bancaria, debe procederse de la siguiente manera:

En forma periódica las instituciones bancarias remiten a sus clientes de cuentas corrientes, un resumen de los movimientos operados en sus cuentas, que se denomina “Extracto Bancario”, conjuntamente los cheques emitidos y pagados durante ese lapso.

Este documento presenta el saldo inicial del periodo, los movimientos presentados que pueden estar constituidos por depósitos, cheques, notas de débito y de crédito y el saldo final según los registros mantenidos en el banco.