Para un adecuado sistema de control interno destinado al rubro de las disponibilidades, se establece que todos los pagos se efectúen mediante la emisión de cheques. Pero ciertos gastos por montos menores no requieren ser coberturados con tal documento, pero si el total de gastos para lo cual se implanta el sistema de Caja Chica.
Consistente en asignar una determinada suma de dinero, que no sea demasiada reducida ni importante, para no realizar reposiciones diariamente ni tampoco tener inmovilizadas sumas cuantiosas, porque restaría movimiento al activo disponible de la empresa.
Dichos fondos deben ser entregados mediante el giro de cheque, a nombre de un dependiente de la empresa que recibe la denominación de Cajero (a) de Caja chica quien se responsabiliza por la custodia y utilización de tales recursos destinados a solventar gastos menores o de poca importancia de la empresa.
Todos los gastos efectuados por la persona encargada, necesariamente deben estar respaldados por documentación original a la orden de la razón social de la empresa, pudiendo ser estos: facturas, recibos, vales o cualquier documentación probatoria, que acredite el importe, concepto y la fecha del gasto.
Estos fondos deben ser utilizados en función al reglamento diseñado por tal efecto.
Tratamiento contable
Para demostrar contablemente, la implantación del sistema de caja chica plantearemos el siguiente supuesto:
1 de diciembre de 1997.- Almacenes “Rosita” decide asignar fondos por $ 5.000.00 destinados a coberturar gastos menores, para tal efecto emite el cheque Nº 876 del Banco La Paz a la orden de Lily Laura.
El registro a practicarse es:
Con lo que contablemente acabamos de demostrar la habilitación de fondos para gastos menores.
A partir de esta fecha, la encargada procederá a solventar gastos relacionados con los siguientes conceptos: Servicio telefónico, servicio de agua potable, servicio eléctrico, cables, servicios postales, refrigerios al personal, movilidades, etc. Una vez que estén por agotarse o se agoten los fondos, deberá pedir la reposición correspondiente mediante la realización de arqueo.