Un administrador necesita una serie de habilidades, las cuales se pueden agrupar en las siguientes categorías:
1. Habilidades técnicas: son aquellas necesarias para realizar actividades específicas; son importantes para los administradores de primera línea, quienes gestan mucho tiempo con problemas de trabajo, como es el caso de supervisores.
2. Habilidades interpersonales: o la habilidad de comunicarse con otros, entender y motivar a individuos o grupos.
3. Habilidades conceptuales: o la habilidad para pensar en forma abstracta, comprender relaciones causa-efecto, o la conceptualización del sistema.
4. Habilidad de Diagnóstico: al igual que un doctor, un administrador puede diagnosticar un problema de la organización estudiando sus síntomas.
5. Habilidades Analíticas: estas son similares a las habilidades conceptuales.
Complementando las habilidades de diagnóstico, es la habilidad del administrador para identificar las variables claves en una situación dada, analizar cómo están interrelacionadas y cuáles deben recibir una mayor atención de su parte. Estas habilidades se diferencian a las de toma de decisión en que las de análisis no involucran la toma de una decisión.
En resumen, se puede decir que el administrador exitoso debe tener los cinco tipos de habilidades indicadas.
Pero también hay que tener presente que un administrador a distintos niveles de la organización necesita diferentes tipos de habilidades. A medida que se avanza hacia niveles más altos de la organización se necesitan menores habilidades técnicas y mayor es habilidades conceptuales.
Fuentes de Habilidades Administrativas
La mayoría de los administradores exitosos ha obtenido sus habilidades de dos fuentes: educación y experiencia.
La educación corno una fuente de habilidades administrativas, es relativamente nueva aún para países como los Estados Unidos; sin embargo, se nota una gran demanda por estudiar administración a nivel de universidades. Además las organizaciones gastan cada vez más dinero en programas de adiestramiento administrativo.
Aun así, muchos de los ejecutivos exitosos no tienen estudios universitarios; sin embargo, la tendencia muestra que para ocupar altos cargos en organizaciones es necesario tener un adiestramiento formal en administración.
La ventaja de la educación como fuente de habilidades administrativas es que el alumno puede seguir un programa estructurado de estudio y familiarizarse con las escuelas de pensamiento y la investigación en ciencias administrativas. La desventaja puede ser su generalización, siendo difícil obtener conocimientos específicos.
La experiencia: las habilidades administrativas deben aprenderse a través de la experiencia y no solo de la educación. Enfrentándose a las presiones del día a día, un administrador está sujeto a una serie de metas administrativas las cuales debe abordar, desarrollando así aptitudes que ningún libro puede enseñar.
También las habilidades naturales, el empuje y motivación de la persona, desempeñan un rol para adquirir experiencia y desarrollar habilidades administrativas.
La mayoría de los administradores exitosos aprenden sus habilidades a través de una combinación de educación y experiencia.