Definición.
El Manual de Organización y Funciones es el instrumento que permite con detalle la estructura general de la organización, describe los objetivos, la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y relaciones de trabajo de los órganos de la Empresa.
Representan el análisis de las gráficas o cuadros sintéticos de la organización.
Por su alcance se pueden dividir en: Generales Departamentales Individuales.
En cuanto a su contenido:
a) De historia y política general de la Empresa
b) Análisis y valuación de puestos
c) Reglamentos internos
d) Manuales de procedimientos
Los MANUALES demandan redacciones sencillas y claras: ordenación lógica, concreta y concatenada (Organigramas, diagramas y formularios).
El siguiente paso que supone la organización, una vez establecidos los diferentes departamentos y niveles jerárquicos es la definición precisa de lo que debe hacerse en cada unidad de trabajo. Para ello aplicamos los manuales de organización que representan el análisis de las gráficas o cuadro sistemas de la organización.
Utilidades del Manual.
- Constituye parte del proceso de comunicación de la Empresa, para cumplir la función unificadora de los componentes de la organización conformado la estructura, formal.
- Es un instrumento permanente de consulta
- Facilita la comprensión de los organigramas estructurales.
- Subsana y define problemas de jurisdicción, superposición de funciones, responsabilidades y autoridad de las diferentes unidades.
- Coopera en la planificación, organización, coordinación y control de la Empresa, puesto que son útiles instrumentos para la dirección.
- Establece y norma estándares de trabajo en la Empresa.
Estructura del Manual.
La organización del Manual comprenderá las siguientes partes:
a) Cuerpo Preliminar
- La carátula, donde estará impreso el logotipo, el nombre de la empresa, el nombre de la Asesoría, el título del trabajo, nombres de los autores, lugar y fecha de presentación.
- La Presentación del Manual
- La Resolución Gerencial de aprobación del documento.
- El Índice o contenido.
- La simbología y el glosario, que expliquen el significado y la terminología técnica utilizada.