En este grupo se registran las existencias de billetes y monedas acuñadas por el banco estatal, como también Billetes y Monedas extranjeras emitidas y acuñadas por otros países.
En este grupo también se incluyen los fondos asignados con destino a gastos menores que son sujetos a rendición de cuentas y posterior restitución en efectivo, caso contrario se debe aplicar a la cuenta partidas pendientes de imputación.
También representa la existencia de metales preciosos en forma de lingotes, planchas, láminas, barras, medallas condecorativas, monedas nacionales y extranjeras desmonetizadas, adquiridas como reserva de fondos.
La cuenta caja tiene mucha importancia en una Institución Financiera, porque gran parte de sus operaciones sean estas de balance o resultado requieren el movimiento de efectivo y consecuentemente el registro contable donde participa la cuenta caja.
La cuenta caja es parte integrante del activo disponible, registrando operaciones de ingreso y egreso de efectivo y el saldo del mayor representa el dinero en efectivo existente en la bóveda del banco, bajo custodia del cajero general o tesorero.
Casos de Débito. Se debita en los siguientes casos:
a) Por la entrada de efectivo y la entrada de metales preciosos.
b) Por la captación de recursos del público en general.
c) Por las actualizaciones de los billetes y monedas en moneda extranjera de acuerdo a la cotización del Banco del Estado.
d) Por regularizaciones y/o actualizaciones
e) Por otros depósitos
Casos de Crédito. Se abona en los siguientes casos:
a) Por las salidas de efectivo y metales preciosos.
b) Por retiros de depósitos en cuenta contente y oíros depósitos.
c) Por desembolsos de operaciones de cartera.
d) Por el pago de gastos y otros egresos.
e) Por regularizaciones de cuentas.
Saldo
Por ser una cuenta de activo su saldo siempre debe ser deudor, es decir representa el saldo físico existente en caja.
Registro Contable
Para efectuar y registrar las operaciones de la cuenta caja necesariamente se debe utilizar documentos contables llamados papeletas de caja, o traspaso, donde se registra la subcuenta “Billetes y Monedas”.
La cuenta caja se divide en las siguientes subcuentas:
111 01 Billetes y Monedas
111 02 Metales y Preciosos
111 03 Certificados de Tenencia de Metales Preciosos Ejercicios