Todo cuerpo gubernamental debe recaudar y gastar sus ingresos de acuerdo a ciertas regulaciones especiales, restricciones y limitaciones. Los gobiernos establecen fondos con el objeto de asegurar que el dinero será gastado en propósitos específicos.
Un fondo, por lo tanto, se los define como: “una suma de dinero u otros recursos separados con el objeto de llevar a cabo actividades específicas o alcanzar ciertos objetivos, de acuerdo con reglamentos especiales, restricciones o limitaciones, constituyéndose una entidad independiente, fiscal y contable”. Se debe proveer un grupo separado de cuentas para cada fondo que refleja sus activos, obligaciones, reservas y superávits, así como sus ingresos y gastos.
Establecimiento de fondos
Los fondos son establecidos de acuerdo a requerimientos de constituciones, estatutos y cartas constitucionales, o conforme a la acción del Poder Legislativo o del jefe del Ejecutivo.
Los fondos gubernamentales son establecidos por la Constitución o la ley, aunque ciertos fondos gubernamentales son establecidos por orden de algunas autoridades.
Los fondos de gobierno locales son establecidos por ley, pero en las municipalidades pueden ser también establecidos de acuerdo con los requisitos de la Constitución. Los gobiernos locales pueden establecer fondos por instrucción del Cuerpo Legislativo local o por orden del jefe del Ejecutivo.
En base a la autoridad que los ha establecido, se debe hacer una distinción entre los varios fondos. Como se ha indicado anteriormente, un fondo es una entidad contable independiente y puede ser abolida tan solo por la autoridad que la ha creado. Sus recursos deberán ser gastados únicamente para propósitos especificados por la autoridad.
Ordinariamente un gobierno no puede, ni aun temporalmente, hacer un préstamo de un fondo a otro fondo sin la autorización específica correspondiente.
Los fondos creados por la constitución, la legislación y las constituciones municipales, aparecen de acuerdo a estas restricciones, son menos flexibles porque solamente pueden ser modificadas por la legislación o los electores. Los fondos establecidos por el cuerpo legislativo de un gobierno local son más flexibles porque los cambios pueden ser autorizados más fácilmente.
Los fondos más flexibles son aquellos establecidos por la autoridad ejecutiva, ya que el Ejecutivo tiene la libertad de realizar cambios cuando así lo desee. Empero, esto no implica que el último tipo de fondo sea el más satisfactorio, porque el propósito de un fondo es actuar como un medio restrictivo.
Distinción entre fondos y apropiaciones
Una apropiación es una autorización proveniente del Poder Legislativo para realizar gastos o incurrir en obligaciones con fines específicos.
No obstante que los fondos y apropiaciones restringen la cantidad que se puede gastar, deben distinguirse entre sí.
Una apropiación indica más específicamente: 1) Como debe gastarse el dinero; y 2) Especifica el período en el cual debe incurrirse en dicho gasto. Por ejemplo, el Poder Legislativo podría crear un impuesto con fines de construcción de parques.
Todos los impuestos cobrados de este gravamen deberán ser utilizados en adelante solamente para parques, pero el dinero no podría ser utilizado hasta que se haga una apropiación. Más aún, la apropiación designaría no sólo la cantidad total de dinero a gastarse por el Departamento de Parques. Pero también indicaría la cantidad a gastarse por cada una de las oficinas del Departamento de Parques.
Posteriormente indicaría qué porción de los gastos se utilizaría en el pago de salarios, qué porción se utilizaría en la compra de materiales y suministros y qué porciones para otros gastos u objetivos de la oficina. Finalmente, la apropiación, también especificaría corrientemente que el dinero debe gastarse durante cierto período fiscal.