Esta cuenta representa la segregación de una parte de una apropiación contra la cual se cargarán los gastos futuros. La reserva, como se indicara antes, se establece con un débito a Compromisos Incurridos y un crédito a Reserva para compromisos incurridos; asiento que se invierte cuando se determina la obligación real.
No obstante, al final del año, todo saldo remanente en la cuenta de Compromisos Incurridos se cancela con Superávit No-Apropiado, mientras que la Reserva para Compromisos Incurridos se lleva al balance general.
Al año siguiente se debe llevar dos cuentas de Reserva para Compromisos Incurridos: una para los compromisos que se trasladan del año anterior y otra para los del presente año. Usando la Reserva para Compromisos Incurridos, ilustrada en la Tabla 2 como ejemplo, el siguiente asiento sería hecho al principio del segundo año:
Asientos de crédito en el mayor subsidiario de apropiación:
Supongamos a continuación que los materiales, equipo y servicios cubiertos por los compromisos incurridos fueron recibidos, y que el costo real fue como sigue:
El asiento para registrar estas transacciones sería así:
Nótese la distinción entre los gastos cargados a Apropiaciones y aquellos cargados a Reserva para Compromisos Incurridos - año anterior. El último grupo de gastos debe conservarse distinto de los gastos de Apropiaciones porque no vuelven a afectar las apropiaciones. Al fin del año se cancelan con la Reserva para Compromisos Incurridos - año anterior, con el siguiente asiento en que se usan las cuentas ya ilustradas:
Asientos en el mayor subsidiario de apropiación: para cierre de la reserva.
Los estudios anteriormente ilustrados estaban basados en la suposición de que la unidad gubernamental estaba en su primer año de operación y que no había egresos cargables a los compromisos incurrido el año anterior.
No obstante, los estados no tendrían que ser materialmente cambiados para registrar esos gastos. Por ejemplo, el único cambio necesario en el balance del fondo general preparado durante el año fiscal (Tabla 1) sería el de mostrar la reserva para compromisos incurridos del año anterior y al mismo tiempo los gastos a cargarse a ella, tal como sigue.
Los Compromisos Incurridos rara vez se trasladan por más de un año. Por lo tanto, el balance preparado al final del año no contendrá ninguna cuenta de Reserva de Compromisos Incurridos-año anterior.
El cuadro que analiza los cambios en el Superávit No-Apropiado sería el mismo que el ilustrado en la Tabla 3, excepto que deben notarse los cambios en el aumento del superávit proveniente de la diferencia entre los gastos que se cargan a la reserva para compromisos incurridos del año anterior y el monto comprometido. Por ejemplo, usando los montos dados en el asiento inmediatamente anterior, lo ilustrado en la Tabla 3 cambiaría de la siguiente forma:
Algunas unidades gubernamentales cancelan tanto las cuentas de Compromisos Incurridos como la de Reserva para Compromisos Incurridos al final del año. El asiento de cancelación visto anteriormente, según este método deberá cambiarse a:
Asiento en el mayor subsidiario de apropiación: (Segundo Método)
Nótese que el asiento anterior difiere del asiento de cancelación ilustrado anteriormente en la cuenta de Reserva para compromisos Contraídos que está cancelada y que la consta de Superávit No-Apropiado está incrementada por el monto de la reserva.
El balance general preparado al final del año no mostrará entonces, bajo este método, ninguna cuenta de Reserva para Compromisos Incurridos; no obstante, al hacer las apropiaciones, el cuerpo legislativo deberá tomar conocimiento de esos compromisos incurridos pendientes.
Por ejemplo, en el caso presente, las apropiaciones para el año venidero tendrán que ser mayores en $ 5.500, a las que hubieran sido de no haberes cancelado Reserva para Compromisos Incurridos.
Tan pronto como el decreto o la ordenanza de apropiaciones se apruebe, se haría un asiento debitando Compromisos Incurridos por $ 5.500, y acreditando Reserva para Compromisos Incurridos por un monto correspondiente. A partir de esto, el procedimiento contable será el mismo que para los Compromisos Incurridos establecidos durante el año.
Este método tiene la ventaja de que requiere un procedimiento contable más simple que el anterior. Sin embargo, bajo este método existe la posibilidad de que el cuerpo legislativo pueda descuidarse en tomar en cuenta los montos comprometidos al hacer apropiaciones para el año nuevo, ya que la Reserva para compromisos incurridos estará cancelada al final del año precedente (esta dificultad puede ser superada en parte insertando una nota al pie del balance y en el estado de gastos llamando la atención al hecho de que partes de la apropiación están comprometidas).
Bajo este método, además, no es posible distinguir sin un análisis especial, en qué monto las apropiaciones de este año se pueden cargar a las apropiaciones comprometidas durante el año precedente.
Esta información es importante, porque nos muestra hasta qué punto los empleados están comprometiendo apropiaciones al final del año, para retener partes de apropiaciones no usadas. Además, las provisiones legales pueden hacerse necesario distinguir entre los gastos cargables a apropiaciones comprometidas del año precedente y gastos cargables a apropiaciones presentes.