La operación del Fondo General comienza cuando el ingreso es acumulado o recibido y se realizan los gastos. Los impuestos son los ingresos más importantes del fondo general y son usualmente los primeros en acumularse. Conforme los impuestos van siendo cobrables, se hace el siguiente asiento:
Asientos en los libros mayores subsidiarios:
Débito: Cuentas Individuales de contribuyentes por un total de $ 600.000.-
Crédito: Impuestos generales de propiedad: $ 576.000.-
Nótese que se ha hecho una deducción para impuestos incobrables. Como en las cuentas por cobrar en un negocio, un cierto monto de los impuestos se estima como incobrables. Una provisión debe hacerse para esos impuestos mediante una deducción contra la cual pueden ser cancelados. Mientras otros ingresos se acumulan, se hace el siguiente asiento:
Asientos en los libros Mayores subsidiarios:
Débito: Cuentas de deudores individuales por un total de $ 4.000.-
Crédito: Ingresos por aspersión de calles: $ 3.840.-
Para asegurar que no se harán gastos superiores a las apropiaciones, se hace generalmente una provisión para reducir la cuenta de apropiación por el monto estimado de los gastos propuestos. Esto se logra por medio de cuentas de Compromisos Incurridos.
Mientras se colocan los pedidos, se hacen asientos estableciendo los compromisos incurridos. El monto del compromiso incurrido además de ser asentado en la Cuenta del Mayor General de compromisos incurridos, se asienta como un débito en la cuenta de la apropiación respectiva en el libro subsidiario de apropiación.
El registro de un compromiso incurrido resulta como una reducción en las apropiaciones disponibles. Cuando el gasto real es conocido, se invierte el asiento estableciendo el compromiso incurrido y la apropiación se reduce por el monto del gasto real. Así, si suponemos que se colocó una orden por materiales y suministros para el Departamento de Policía con un costo estimado de $ 2,000, el asiento a tiempo de colocar la orden, será como sigue:
Asiento en el Libro Mayor
Subsidiario de Apropiación:
Débito: Depto. de Policía Materiales y Suministros $ 2.000.
No obstante, supongamos que posteriormente cuando se reciban los materiales y las facturas, encontramos que ellos cuestan $ 2.000. En tal caso, los asientos serán como sigue:
Asiento en el Libro Mayor Subsidiario de Apropiación:
Crédito Depto. de Policía — Materiales y Suministros $ 2.000.
Débito: Depto. de Policía Materiales y Suministros $ 2.100.
La apropiación a la cual se cargan los gastos para materiales es reducida, primero, en el corto estimado del gasto.
Ahora, sin embargo, el monto exacto del gasto es conocido; consiguientemente, el asiento estableciendo el compromiso incurrido se invierte. Es también necesario registrar la obligación real en la que se ha incurrido y reducir la apropiación por el monto del gasto real.
El segundo asiento logra esto: En ciertos casos, no se registra primero el compromiso incurrido en la apropiación, sino que ésta se reduce únicamente cuando el gasto se efectúa.
Sucede a menudo en las planillas de jornales. Así, si la planilla al final de un período de pago fuera de $ 50.000.- el asiento a tiempo de aprobarse la planilla sería:
Nótese la diferencia en el manejo de las cuentas de Ingresos y Gastos en el Mayor General y en los mayores subsidiarios.
Por ejemplo, se dispone de una cuenta en el Mayor General para el ingreso estimado y el ingreso real, respectivamente.
En el Mayor Subsidiario de Ingresos, por el contrario, la misma cuenta se usa para mostrar tanto el ingreso estimado como el real. Por ejemplo: como lo muestra la primera cuenta subsidiaria usada en los asientos anteriores, se establece una cuenta llamada impuestos generales de propiedad en el Mayor de Ingresos y es debitada con ingresos estimados y acreditada con ingresos reales.
Una de las razones del este procedimiento es que usando una cuenta tanto para ingresos estimados y reales, el número de cuentas subsidiarias de ingreso se reduce a la mitad.
Del mismo modo, aunque en el Mayor General se establece cuentas diferentes para apropiaciones, gastos y compromisos incurridos, en el Mayor Subsidiario de apropiación de la misma cuenta se usa para mostrar el monto apropiado, gastado y comprometido, lo mismo que el monto no comprometido de la apropiación.
En este caso también, al mostrar todos esos hechos en una cuenta, se reduce el número requerido de cuentas subsidiarias.