Se denomina manual de contabilidad al documento contable que describe claramente la naturaleza de las cuentas.
Cuando nos referimos a la naturaleza de las cuentas, incluimos los siguientes componentes:
- Código
- Título de la cuenta
- Concepto de la cuenta
- Movimiento de la cuenta
- Saldo que debe presentar
- Exposición en estados financieros
Código
Se denomina código a la identificación numérica, alfabética o alfanumérica asignada a una cuenta para su identificación.
El código de una cuenta emerge como consecuencia de realizar una adecuada codificación de éstas, consistente en la asignación de números, letras o alfanumérico a todas y cada una de las partidas que se apropian o posiblemente se puedan apropiar en una empresa, para que cualquiera de estas partidas pueda ser fácilmente identificada.
Para tal efecto; las cuentas deben estar codificadas en función a la estructura de los estados financieros, de acuerdo con lo siguiente:
- Grupo al que pertenece la cuenta.
- Sub-grupo al que pertenece la cuenta
- Cuenta
- Sub-cuenta
Ejemplo:
Grupo Sub-grupo Cuenta Sub-cta.
100 ACTIVO
100 Disponibilidades
10 Caja
01 Caja moneda nacional
02 Caja moneda extranjera
Por tanto; los códigos de las cuentas Caja moneda nacional y Caja moneda extranjera son:
1000-100-10-01 Caja moneda nacional
1000-100-10-02 Caja moneda extranjera
Por lo descrito anteriormente, podemos establecer que una codificación de cuentas tendrá un determinado número de niveles acordes a la complejidad en su formulación, debiendo estar en directa relación al sistema de contabilidad implantado en la empresa.
Es muy importante que la codificación de cuentas sea precisa, particularmente cuando se está utilizando un sistema de registración computarizado, en razón que éste en su programación solo y únicamente reconoce información numérica en sus diferentes niveles.
Titulo de la cuenta
El título de cuenta representa el nombre específico asignado a una determinada partida contable.
Concepto de la cuenta
Se denomina concepto de una cuenta, a la descripción de las transacciones u operaciones comerciales similares que agrupa.
Ejemplo:
Todas las transacciones donde interviene movimiento de dinero en efectivo deben ser apropiadas en la cuenta Caja.
Movimiento de la cuenta
Se denomina movimiento de la cuenta, a la descripción de casos cuando ésta podrá ser debitada o acreditada con sus respectivos valores en términos de unidades monetarias expresados en cantidades.
Ejemplo:
La cuenta Caja se carga por todo ingreso o recepción de dinero que obtiene una empresa y se abona por toda salida o erogación de dinero de ésta y/o al finalizar el año para fines de cierre de registros.
Saldo que debe presentar
Se denomina saldo al sobrante o residuo de una cuenta, determinado por diferencia entre el Debe y el Haber, razón por la cual las cuentas tendrán la posibilidad de presentar saldos deudores o saldos acreedores en términos de unidades monetarias y expresados en cantidades, según su clasificación.
Ejemplo:
Para la determinación del saldo de una cuenta utilizaremos la siguiente regla:
- Todas las cuentas de activo, regularizadoras de pasivo, regularizadoras de patrimonio, costo, gasto deben presentar saldo deudor
- Todas las cuentas de pasivo, patrimonio, regularizadoras de activo e ingresos deben presentar saldo acreedor
Exposición en estados financieros
Se denomina exposición en estados financieros, al lugar donde una cuenta con su respectivo saldo e importe en términos de unidades monetarias deba ser presentada.
Es decir, para esta parte tomaremos en cuenta la clasificación de cuentas y la estructuración de los estados financieros.
Ejemplo:
La cuenta Caja con su respectivo saldo deudor en términos de unidades monetarias expresadas en cantidades, debe ser expuesta en el grupo del activo, sub-grupo disponibilidades.
