La importancia de lograr un eficiente control de los bienes de uso, es determinante para poder generar información veraz y oportuna basada en la implantación de un sistema contable, un determinado método de depreciación y un adecuado sistema de control interno destinado a precautelar la integridad de estos activos fijos.
Se denomina sistema de control interno al conjunto de normas y procedimientos destinados a salvaguardar estos activos, orientados a establecer fiabilidad en la información obtenida para la toma de decisiones.
Tarjetas de control
Se denominan tarjetas de control a los registros que utiliza la unidad administrativa de contabilidad destinados a proporcionar información referida a las compras, transferencias, bajas, ubicación, depreciación y valores que corresponden a cada bien de uso que posee la empresa.
Por tanto, para lograr un adecuado control parte importante es la habilitación de tarjeras por ítems.
Diseño y conformación
El diseño y conformación de una tarjeta de control de bienes de uso varía de acuerdo a los requerimientos y necesidades de una empresa. Sin embargo, para fines de demostración utilizaremos el siguiente:
Código: Hace referencia a la asignación numérica, alfabética o alfanumérica que se asigna a la cuenta propiamente dicha, en función a la nomenclatura utilizada en la empresa.
Cuenta: Hace referencia al título de cuenta en función a la codificación realizada.
Código: Hace referencia a la asignación numérica, alfabética o alfanumérica que se asigna a cada bien y guarda relación con la nomenclatura de cuentas.
Ubicación: Hace referencia al espacio físico donde se encuentra dicho bien.
Unidad de medida: Hace referencia a la medida de medición que se utiliza para dicho bien.
Tarjeta No: Hace referencia a la numeración correlativa que se asigna a cada uno de estos registros.
Método de depreciación: Hace referencia al método en cuestión que la empresa aplica para depreciar sus bienes de uso.
Tasa de depreciación: Hace referencia al coeficiente (%) anual que se aplica a cada bien para fines de depreciación.
Columna No 1, titulada Fecha, destinada para registrar la fecha de realización de la operación.
Columna No 2, titulada Detalle, destinada para registrar una descripción resumida de las características del bien.
Columna No 3, titulada Comprobante No, destinada para registrar el número de comprobante de diario donde se practicó su contabilización.
Columna No 4, titulada Costo de adquisición, destinada para registrar el valor en términos de unidades monetarias que corresponde al bien en cuestión.
Columna No 5, titulada Revalorización técnica, destinada para registrar el valor en términos de unidades monetarias que corresponde al incremento por revalorización técnica de activos fijos practicada por perito independiente.
Columna No 6, titulada Depreciación del ejercicio, destinada para registrar el valor en términos de unidades monetarias que corresponde aplicar al ejercicio por la pérdida de valor del bien.
Columna No 7, titulada Depreciación acumulada, destinada para registrar el valor en términos de unidades monetarias que corresponde al fondo de depreciación y su correspondiente actualización.
Columna No 8, Valor residual, destinada para registrar el valor en términos de unidades monetarias que corresponde a la diferencia del costo actualizado menos la depreciación acumulada actualizada.