Se denomina arqueo de fondos al procedimiento contable realizado periódicamente para evidenciar la adecuada utilización de recursos y efectuar la reposición de estos.
Un arqueo de fondos, en este caso, normalmente se divide en dos partes: documentación existente en caja y recuento del efectivo.
Documentación existente en caja
Para revisar la documentación existente en Caja chica, se debe utilizar el siguiente procedimiento:
- Corte de documentación
- Selección de documentación
- Revisión de la documentación existente
Corte de documentación
El corte de documentación consiste en determinar un intervalo de tiempo en función de dos fechas, tomando en cuenta el último número correlativo de la documentación utilizada para avalar gastos.
La primera fecha determinada en el último reembolso de fondos o caso contrario cuando se efectuó la asignación de estos recursos.
La segunda fecha determinada cuando se está realizando el arqueo correspondiente.
Este corte tiene por finalidad utilizar las pruebas de descargo del encargado (facturas, recibos y/o vales) emitidas entre las dos fechas antes mencionadas, para de esa manera no incorporar documentación que no se encuentre comprendida entre esas fechas.
Selección de documentación
La selección de documentación consiste en agrupar estas pruebas de descargo de acuerdo con su naturaleza y en orden cronológico.
Es decir, separar y agrupar facturas, recibos, vales y/o cualquier otra documentación habilitada para sustentar la utilización de fondos.
Revisión de la documentación existente
La revisión de la documentación existente en Caja chica consiste en verificar en cada documento lo siguiente:
- Que sea documentación habilitada oficialmente para tal efecto, cuando corresponda original y la primera copia.
- Fecha de emisión en función al corte efectuado.
- Que estén a la orden de la razón social de la empresa y Nº de Registro Comercial, caso contrario no podrán ser considerados como gastos de ésta.
- Concepto de gasto.
- Importe numeral y literal.
Recuento del efectivo
Para realizar el recuento del efectivo existente en Caja chica, se debe utilizar el siguiente procedimiento:
- Selección de billetes y monedas
- Selección de billetes
- Selección de monedas
Selección de billetes y monedas
La selección de billetes y monedas consiste en separar el papel moneda de las monedas propiamente dichas.
Selección de billetes
La selección de billetes consiste en separar y agrupar el papel moneda en función al corte de cada uno de estos, para exponerlos en el arqueo en orden descendente y proceder a su recuento-físico.
Selección de monedas
La selección de monedas consiste en separar y agrupar estas en función al corte de cada una y exponerlas en el arqueo en orden descendente y proceder a su recuento físico.