Para realizar un arqueo de Caja chica, una vez practicado el corte de documentación y recuento del efectivo existente, se debe realizar lo siguiente:
- Habilitar un papel de trabajo
- En la parte superior y central registrar el encabezamiento que está integrado por: Razón social de la empresa, Título del procedimiento contable (Arqueo de Caja chica), fecha y moneda de cuenta.
- Debajo del encabezamiento, al lado izquierdo registrar lo siguiente: nombre y cargo del encargado, monto asignado (numeral y literal), última reposición, hora de inicio, hora de finalización, nombre y cargo de la persona que realiza el arqueo y nombre y cargo de la persona que presenció el arqueo.
- Detallar: fecha, emisor del documento, concepto e importe de las facturas, vales y/o recibos.
- Efectuar suma total de la documentación.
- Detallar: billetes y monedas ordenados por corte.
- Efectuar la suma total de billetes y monedas.
- Efectuar la suma del total de la documentación con el total del recuento del efectivo, tal resultado debe ser igual al monto asignado y por su puesto al saldo del mayor de la cuenta Caja chica.
- En la parte inferior redactar la declaratoria haciendo énfasis que la documentación y el efectivo recontado fueron devueltos conforme al encargado.
Ejemplo
Para efectuar la correspondiente demostración utilizaremos el siguiente supuesto:
19 de diciembre de 1997. Practicar arqueo de Caja chica sobre los fondos que Almacenes “Rosita” entregó a Lily Laura - Encargada. Por la reposición, se emite cheque No 456 del Banco La Paz a la orden de la encargada.
Para tal efecto; se cuenta con la siguiente información:
La documentación existente en poder de la encargada es:
3 de diciembre. - Factura Nº 123 - Servicio de energía eléctrica $ 495.00
6 de diciembre. - Factura Nº 345 - Servicio telefónico $ 320.00
7 de diciembre. - Factura Nº 456 - Servicio de té $ 280.00
10 de diciembre. - Factura Nº 678 - Material de escritorio $ 910.00
12 de diciembre. - Factura Nº 890 - Compra de pintura $ 315.00
15 de diciembre. - Factura Nº 901 - Taller de reparaciones $ 1.420.00
16 de diciembre. - Vale Nº 101 - Limpieza oficina $ 60.00
19 de diciembre. - Vale Nº 102 P. Luna Movilidades quincena $ 150.00
El efectivo existente en poder de la encargada, presenta la siguiente composición:
2 billetes del corte de$ 100.00
6 billetes del corte de $ 50.00
10 billetes del corte de $ 20.00
15 billetes del corte de $ 10.00
60 monedas del corte de $ 2.00
80 monedas del corte de $ 1.00
Algo a puntualizar, es que toda la documentación existente solo tiene que estar comprendida entre el 1 al 19 de diciembre. Por tanto, documentación fechada anterior al 1 de diciembre quedará automáticamente anulada, porque se presupone haber intervenido en anterior arqueo.
Los fondos fueron recordados en mi presencia y me fueron devueltos conforme al igual que la documentación existente en caja.
Lily Laura
Encargada
Seguidamente se procede a la reposición de fondos.
El registro a practicarse es:
