Se denomina arqueo de fondos de Caja al procedimiento contable realizado diariamente, para evidenciar el adecuado control y utilización de dinero.
Un arqueo de fondos normalmente se divide en dos partes:
- Documentación existente en caja
- Recuento del efectivo
Documentación existente en caja
Para revisar la documentación existente en Caja, se debe utilizar el siguiente procedimiento:
- Corte de documentación
- Selección de documentación
- Revisión de la documentación existente
Corte de documentación
El corte de documentación consiste en determinar, que la documentación existente en Caja corresponda al día de realización del arqueo, tomando en cuenta el último número da recibo, vale o cualquier otro documento que utilice la empresa para avalar sus operaciones.
Este corte tiene por finalidad utilizar como pruebas de descargo del encargado (facturas, cheques, boletas de depósito bancario y/o recibos) emitidas en la fecha del arqueo, para de esa manera no incorporar documentación correspondiente a otras fechas.
Selección de documentación
La selección de documentación consiste en agrupar estas pruebas (documentos) de descargo de acuerdo con su naturaleza y en orden cronológico.
Es decir, separar y agrupar facturas, cheques, boletas de depósito bancario, letras de cambio, recibos, vales y/o cualquier otra documentación habilitada oficialmente para sustentar la utilización de fondos.
Revisión de la documentación existente
La revisión de la documentación existente en Caja, consiste en verificar en cada documento encontrado lo siguiente:
- Que sea documentación habilitada oficialmente para tal efecto, cuando corresponda original y primera copia.
- Que la fecha de emisión este en función al corte efectuado.
- Que estén a la orden de la razón social de la empresa, caso contrario no podrán ser consideradas de ésta.
- Concepto del desembolso
- Importe numeral y literal
- Sello de cancelado
Recuento del efectivo
Para realizar el recuento del efectivo (moneda nacional y/o extranjera) existente en Caja debe utilizarse el siguiente procedimiento:
- Selección de billetes y monedas
- Selección de billetes
- Selección de monedas
Selección de billetes y monedas
La selección de billetes y monedas (nacionales y/o extranjeras) consiste en separar el papel moneda de las monedas propiamente dichas.
Selección de billetes
La selección de billetes consiste en separar y agrupar el papel moneda en función al corte de cada uno de estos y exponerlos en el arqueo en orden descendente después del recuento físico.
Selección de monedas
La selección de monedas consiste en separar y agrupar estas, en función del corte de cada una de estas y exponerlas en el arqueo en arelen descendente después del recuento físico.