Arqueo de fondos

Se denomina arqueo de fondos de Caja al procedimiento contable realizado diariamente, para evidenciar el adecuado control y utilización de dinero.

Un arqueo de fondos normalmente se divide en dos partes:

  • Documentación existente en caja
  • Recuento del efectivo

Documentación existente en caja

Para revisar la documentación existente en Caja, se debe utilizar el siguiente procedimiento:

  • Corte de documentación
  • Selección de documentación
  • Revisión de la documentación existente

Corte de documentación

El corte de documentación consiste en determinar, que la documentación existente en Caja corresponda al día de realización del arqueo, tomando en cuenta el último número da recibo, vale o cualquier otro documento que utilice la empresa para avalar sus operaciones.

Este corte tiene por finalidad utilizar como pruebas de descargo del encargado (facturas, cheques, boletas de depósito bancario y/o recibos) emitidas en la fecha del arqueo, para de esa manera no incorporar documentación correspondiente a otras fechas.

Selección de documentación

La selección de documentación consiste en agrupar estas pruebas (documentos) de descargo de acuerdo con su naturaleza y en orden cronológico.

Es decir, separar y agrupar facturas, cheques, boletas de depósito bancario, letras de cambio, recibos, vales y/o cualquier otra documentación habilitada oficialmente para sustentar la utilización de fondos.

Revisión de la documentación existente

La revisión de la documentación existente en Caja, consiste en verificar en cada documento encontrado lo siguiente:

  • Que sea documentación habilitada oficialmente para tal efecto, cuando corresponda original y primera copia.
  • Que la fecha de emisión este en función al corte efectuado.
  • Que estén a la orden de la razón social de la empresa, caso contrario no podrán ser consideradas de ésta.
  • Concepto del desembolso
  • Importe numeral y literal
  • Sello de cancelado

Recuento del efectivo

Para realizar el recuento del efectivo (moneda nacional y/o extranjera) existente en Caja debe utilizarse el siguiente procedimiento:

  • Selección de billetes y monedas
  • Selección de billetes
  • Selección de monedas

Selección de billetes y monedas

La selección de billetes y monedas (nacionales y/o extranjeras) consiste en separar el papel moneda de las monedas propiamente dichas.

Selección de billetes

La selección de billetes consiste en separar y agrupar el papel moneda en función al corte de cada uno de estos y exponerlos en el arqueo en orden descendente después del recuento físico.

Selección de monedas

La selección de monedas consiste en separar y agrupar estas, en función del corte de cada una de estas y exponerlas en el arqueo en arelen descendente después del recuento físico.

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    1. Habilitar un papel de trabajo
    2. En la parte superior y central registrar el encabezamiento que está integrado por: razón social de la empresa, título del procedimiento contable (Arqueo de Caja), fecha y moneda de cuenta.
    3. Debajo del encabezamiento y al lado izquierdo registrar lo siguiente: nombre y cargo del encargado, saldo anterior, monto asignado (numeral y literal), último arqueo.
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