Para realizar un arqueo de Caja, una vez practicado el corte de documentación y recuento del efectivo existente, se debe realizar lo siguiente:
- Habilitar un papel de trabajo
- En la parte superior y central registrar el encabezamiento que está integrado por: razón social de la empresa, título del procedimiento contable (Arqueo de Caja), fecha y moneda de cuenta.
- Debajo del encabezamiento y al lado izquierdo registrar lo siguiente: nombre y cargo del encargado, saldo anterior, monto asignado (numeral y literal), último arqueo, hora de inicio, hora de finalización, nombre y cargo de la persona que realiza el arqueo y nombre y cargo de la persona que presenció el arqueo.
- Detallar billetes y monedas ordenados por corte.
- Efectuar la suma total de billetes y monedas.
- Detallar fecha, emisor del documento, concepto e importe de los cheques existentes.
- Efectuar la suma de billetes y monedas con cheques.
- Efectuar detalle de recibos, vales, facturas, boletas de depósito que avalen salida de fondos.
- Restar a la sumatoria del efectivo y cheques la documentación existente en caja. Tal resultado debe ser igual al saldo del registro auxiliar de Caja.
- En la parte inferior redactar la declaratoria haciendo énfasis que la documentación y el efectivo recontado fueron devueltos conforme al encargado.
Para efectuar la correspondiente demostración utilizaremos el supuesto del acápite anterior y prepararemos el siguiente arqueo de fondos.
Los fondos fueron recordados en mi presencia y me fueron devueltos conforme al igual que la documentación existente en caja.
Lily Laura
Encargada
Concluido el arqueo de Caja, observamos lo siguiente:
El saldo iguala con el registro auxiliar de caja, pero no con el mayor general, pues éste presenta saldo deudor de $ 0.00 (cero) al 30 de diciembre de 1997, puesto que los fondos del día anterior fueron depositados en cuenta corriente.
La recepción de fondos en caja asciende a $ 30.235.00 conformado por $ 11.150.00 emergentes del cobro de dos letras de cambio (José Pino $ 5.100.00 y Casa Luna $ 6.050.00) y $ 19.085.00 por ventas al contado según facturas Nos 401, 402, 403 y 404.
El rubro titulado documentación existente en caja, no representa efectivo de libre disponibilidad, más por el contrario son fondos utilizados por la empresa.
La moneda extranjera (US$ 950.00) está valuada al tipo de cambio de $ 4.90 por unidad de Dólar Estadounidense, siendo el cambio vigente a la fecha de $ 4.94
En conclusión, diremos, que la información expuesta en registro auxiliar de Caja, es corroborada por arqueo, siendo el saldo de dicha cuenta $ 18.603.00.
Los registros a practicarse son:
Mayorizados los comprobantes de diario, el saldo deudor de la cuenta Caja al 31 de diciembre de 1997, asciende a $ 18.603.00, cifra que representa el efectivo de libre e inmediata disponibilidad que posee la empresa.
Por tanto, el registro de mayor correspondiente a la cuenta Caja presenta la siguiente información:
