Se denomina registro auxiliar de caja, al instrumento que posee una empresa, destinado solo y únicamente a incluir operaciones relacionadas al ingreso (entrada) y egreso (salida) de efectivos emergentes de las transacciones suscitadas en ésta, destinado a proporcionar información referida al movimiento y saldo del efectivo de libre e inmediata disponibilidad.
Diseño y conformación
En cuanto al diseño y conformación del registro auxiliar de caja diremos, que este no cuenta con norma estandarizada de uso mundial, respondiendo a requerimientos y necesidades de una empresa.
Diseño
El diseño del registro auxiliar de caja que estudiaremos incluye cinco columnas verticales que a continuación exponemos.
Conformación
La conformación del registro auxiliar de caja que utilizaremos esta en función al diseño de este e incluye lo siguiente:
Columna Nº 1. Titula fecha, tiene por finalidad solo y únicamente registrar el día, mes y año de la transacción.
Columna Nº 2. Titula recibo, tiene por finalidad solo y únicamente registrar el número correlativo de recibos que emite caja para avalar las operaciones que realiza.
Columna Nº 3. Titula detalle, tiene por finalidad solo y únicamente registrar la naturaleza de la transacción suscitada incluyendo información referente a la clase de documento y número (factura, cheque, letra de cambio, etc.), nombre y/o razón social del cliente o acreedor, etc.
Columna Nº 4. Titula ingresos, tiene por finalidad registrar solo y únicamente valores del efectivo que recibe una empresa por diversos conceptos.
Columna Nº 5. Titula egresos, tiene por finalidad registrar solo y únicamente valores del efectivo que salen de una empresa por diversos conceptos.
Resumiendo lo anteriormente expuesto, el diseño y conformación del registro auxiliar de caja es el siguiente:
Tratamiento contable
Para demostrar la utilización práctica del registro auxiliar de caja, vamos a plantear el siguiente supuesto:
En fecha 31 de diciembre de 1997, Almacenes “Rosita” realizó las siguientes operaciones que involucraron movimiento de fondos.
- Venta de mercaderías al contado según Factura Nº 401 por $ 4.340.
- José Pino paga su L/C Nº 111 girando el cheque Nº 555 del Banco Popular por $ 5.100.
- Con autorización correspondiente se otorga anticipo de sueldo a Bella Flores por $ 2.840.
- Venta de mercaderías según Factura Nº 402 mediante cheque Nº 666 del Banco Nacional por $ 7.130
- Venta de mercaderías al contado según Factura Nº 403 por $ 2.960
- Casa Luna paga su 2da. L/C Nº 135 girando el cheque Nº 777 del Banco Sol por $ 6.050
- Cena al personal efectuada en Hotel Plaza según Fac. Nº 987 por $ 3 .200
- Depósito en cuenta corriente del Banco La Paz por $ 5.630
- Venta de mercaderías al contado según Factura Nº 404 por US$ 750 al tipo de cambio de $ 4.90 por unidad de Dólar Estadounidense, equivalentes a $ 4.655
Debemos hacer notar que, todas estas operaciones podían libremente incorporarse cada una en comprobantes de diario, pero en éste caso, es recomendable utilizar el registro auxiliar de caja y al terminar la jornada del día efectuar el cierre, arqueo y preparación de registros contables.
A continuación, exponemos el registro en cuestión, exponiendo información del supuesto planteado.
Una vez cerrado el registro debe procederse a preparar los comprobantes de diario que correspondan, pero antes se deberá efectuar el arqueo de fondos, que demostraremos en acápites siguientes.