Estos se definen como “débitos totales en los que se ha incurrido, sean estos pagados o no pagados, incluyendo gastos, provisiones para el retiro de deudas no consideradas como un pasivo del fondo del que se retiran, y desembolsos de capital”.
Los gastos se clasifican por: 1) función o programa, 2) actividad, 3) unidad de organización, 4) carácter y 5) objeto.
Se considera una función a un grupo de actividades orientadas para la consecución de un cierto fin o propósito. Por ejemplo, la función o programa “carreteras” se podrá componer de las siguientes actividades:
a) Supervisión
b) Construcción y mantenimiento de calles
c) Remoción de nieve y hielo
d) Alumbrado público
e) Construcción y mantenimiento de puentes, viaductos y separación de niveles
f) Construcción y mantenimiento de túneles.
Clasificación
Otros ejemplos de funciones o programas podrían ser el Gobierno Central, salud pública, saneamiento y remoción de desperdicios, conservación de la salud, hospitales, instituciones de caridad, correccionales, escuelas, bibliotecas, lugares de recreación y empresas de servicio público.
Clasificar los gastos por unidad de organización es indicar el departamento, oficina, o división que ejecuta una actividad determinada o un grupo de actividades. Por ejemplo, una clasificación parcial de gastos para un departamento de Obras Públicas sería:
Departamento de Obras Públicas
1. Oficina de Mantenimiento
2. División de Calles y Alcantarillas
3. Supervisión
4. Reparación de Calles
5. Revestimiento de Calles
6. Remoción de Nieve y Hielo
7. Ripiado de Colinas y Calles
8. Limpieza de Arroyos y Reparación de Ramblas
9. Reparación de Puentes
10. Limpieza y Reparación de Alcantarilla
11. Limpieza de Calles.
Los gastos pueden clasificarse por carácter, esto es, de acuerdo a si representan gastos corrientes, desembolsos de capital o pago de deudas.
Los gastos corrientes pueden a su vez clasificarse por objeto, esto es, de acuerdo a si representan servicios personales (sueldos y salarios), servicios contractuales (trabajos por contrato), materiales y suministros y otros objetos de menor importancia.
Resumiendo, los gastos pueden clasificarse por función, unidad de organización, actividad, carácter y objeto. Los siguientes encabezamientos del libro mayor ilustran la aplicación de la clasificación de gastos en una oficina de adiestramiento policial:
a) Función o programa: Seguridad Pública
b) Unidad de Organización: i) Departamento de Policía, ii) Oficina de Adiestramiento Policial.
c) Actividad: Adiestramiento Policial
d) Carácter: Gastos Corrientes
e) Objeto: Servicios Personales