Sistema de Contabilidad
Considerado esencialmente como una función constructiva o creadora, enfocado a ciertos objetivos:
a) Idear procedimientos de registros tendientes a conseguir el adecuado control contable de las operaciones y la estricta protección patrimonial.
b) Encauzar la función ejecutiva para obtener la información fehaciente oportuna y accesible, necesaria a los propósitos de la planeación, mejoramiento, control y protección de la empresa u organismo.
c) Facilitar provisoriamente las finalidades de la función supervisora.
Este sistema de planeación del control contable, asigna una cierta metodología su utilización, la misma que está enmarcada a los siguientes aspectos:
I. Estudio Preparatorio
Definición del problema contable que tenga la empresa y selección del sistema más aplicable.
II. Información
Requerida del sistema y con el propósito de coadyuvar el buen desarrollo de la empresa.
III. Plan o Catálogo de Cuentas
Clasificación de las cuentas comunes a la empresa bajo estudio. Se acostumbra dividir en los siguientes grupos generales:
1. Activos
2. Pasivos
3. Patrimonio
4. Resultados
5. Cuentas de orden
De cada grupo se delimitaran tantas cuentas como sean necesarias. Y también se anotarán sub cuentas que analicen cuentas por ejemplo detalle de clientes, inventarios, gastos generales, etc.
IV. Documentación
Tanto de carácter externo a la empresa y que genera el asiento contable, como los documentos internos y de características contables. Esta documentación debe expresarse de manera gráfica y que aclare el flujo y manejo de cada forma.
V. Libros y Registros
Donde se acumulan los datos derivados del plan de cuentas y de la documentación. Existen libros principales: Libro mayor, libro mayor auxiliar, libro diario, libro bancos, libro de inventarios, así como otros libros según el tamaño e índole de la empresa. También existen libros auxiliares o registros que acumulan la información analítica de conceptos principales (registros de compras, de gastos, etc.).
VI. Instructivos
Para el manejo de cada cuenta y debe contener lo siguiente:
1. Nombre de la cuenta
2. Su naturaleza y clasificación (deudora o acreedora y número en el plan de cuentas o catálogo).
3. De que se carga o afecta él debe (incluso se puede dividir la hoja en dos partes iguales, poniendo a la izquierda este concepto).
4. De que se abona o afecta el haber (del lado derecho de la división)
5. Nombre de la cuenta al presentarla al balance
6. Observaciones especiales.
También puede haber instructivos para el manejo de formas, comentado en documentación. Contendrá el detalle de las formas y su manejo.
Asimismo, instructivos que contengan las principales operaciones contables y la forma en que deben llevarse a cabo.