Definición
El Manual de Procedimientos Administrativos es la descripción de los sistemas administrativos en base a los procedimientos, procesos y operaciones que la integran, apoyados en la estructura formal de la organización, flujogramas, formularios y otros instrumentos.
Utilidad del Manual
- Apoyar la organización en el mayor manejo de los sistemas administrativos.
- Establecer y normas los sistemas administrativos de la empresa.
- Estandarizar los procesos y operaciones de la Empresa, en sus distintas fases.
- Orientar al personal en la ejecución de sus específicas funciones.
- Sirve de parámetro para la revisión y control de los sistemas en forma periódica, ordenada y permanente.
- Es un instrumento permanente de consulta.
Estructura del manual.
La organización del manual comprenderá las siguientes partes:
a) Cuerpo Preliminar Conformado por:
- La carátula, donde está impreso el logotipo, nombre de la Empresa, nombre de la Asesoría, título del trabajo, nombre de los autores, lugar y fecha de presentación. Presentación del manual
- La resolución Gerencial de Aprobación del Manual
- El índice o contenido
- La simbología utilizada, especialmente para flujogramas.
- El glosario, que explique la terminología técnica.
b) Cuerpo Principal
Es la parte substancial del Manual, donde están transcritos los contenidos que son objeto del mismo.
Se halla conformado de la siguiente manera:
- Introducción
Debe contener en forma resumida y clara antecedentes que componen el sistema, indicando además los beneficios que se obtendrán del mismo, así como los instrumentos administrativos que se utilizarán para llegar a un fin.
c) Objetivos. Se deberá especificar los alcances del sistema a describir
- Sectores involucrados
Se mencionaran secuencialmente las diferentes unidades que participen dentro del sistema.
- Procedimientos
Se detallará en forma sucinta todas las operaciones o pasos que comprenden el procedimiento y/o proceso, especificando al mismo tiempo y en forma ordenada la unidad y cargos responsables e instrumentos que se utilicen en cada operación.