La mayoría de las entradas de efectivo tienen su origen en la venta de bienes y servicios al contado, la cancelación de obligaciones por deudores, el cobro de préstamos efectuados, etc.
Por las características que tiene el efectivo de estar expuesto al robo, más que cualquier otro activo y considerando qué una gran parte de las transacciones que se realizan en la empresa involucran la recepción o el desembolso de efectivo; el control interno sobre este rubro es de gran importancia, tanto para la gerencia como para los empleados de la empresa.
¿Qué es el sistema de control interno?
De las muchas definiciones sobre este tema, consignaremos la qué señala. Gustavo Cepeda:
- “Se entiende por control interno el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización, con el fin de asegurar que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolle eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos”.
- Con base en lo expuesto podemos puntualizar los siguientes elementos:
- El sistema de control interno no es una oficina, es una actitud, un compromiso de todas y cada una de las personas involucradas en la organización, desde la gerencia responsable de su implementación, hasta el nivel organizacional más bajo.
- El sistema de control interno es un mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia una meta o fin: pero no es un objetivo o un fin en sí mismo.
- El sistema de control interno provee una garantía razonable del logro de los objetivos y las metas organizacionales, no una garantía absoluta. Un adecuado sistema de control interno podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión, pero no podrá transformar o convertir una administración deficiente en una administración destacada. En este sentido el control interno es solo uno de los componentes básicos de la labor gerencial.
- Las organizaciones deben hacer el máximo esfuerzo para asegurar que el sistema de control interno que diseñen e implementen se ajuste a su misión y generen efectivamente los resultados esperados.
- El ejercicio del control interno debe consultar los criterios de igualdad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales.
- El control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de la empresa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.
¿Que comprenden los controles internos contables?
Los controles internos contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; y deben diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable de que:
- Las operaciones se realizan dé acuerdo con autorización de la administración.
- Las operaciones se registran debidamente para:
- Facilitar la preparación de los estados financieros de acuerdo con normas contables.
- Lograr salvaguardar los activos.
- Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de decisiones.
- El acceso a los activos solo se permitirá dé acuerdo con autorizaciones de la administración.
- La existencia contable de bienes se compare periódicamente con la existencia física y se tomen medidas oportunas en caso de presentarse diferencias.
Es necesario recalcar que un sistema de control interno eficiente, presupone necesariamente la existencia de objetivos y metas en la organización. Si estos no están definidos adecuadamente, la organización carecerá de rumbo y, por lo tanto, de un marco de referencia contra la cual pueda medir los resultados obtenidos. Sin este marco, las actividades de control corren el riesgo de quedar solamente en el nivel tramitacional, convirtiéndose en un ejercicio estéril sin posibilidad alguna de influir realmente en el desempeño de la organización.
¿Qué procedimientos se deben aplicar para mantener un buen control?
Estos son algunos ejemplos de procedimientos más aconsejables para este propósito:
- Delimitar los niveles de autoridad y responsabilidad, de los miembros de la organización.
- Efectuar la segregación de funciones de carácter incompatible.
- Dividir las actividades que implica el procesamiento de cada transacción.
- Realizar la contratación de personal idóneo, capaz y hábil para la ejecución de las tareas en la organización.
- Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información procesada.
- Efectuar periódicamente rotaciones de deberes y actividades de los funcionarios.
- Afianzar a los funcionarios vinculados con el manejo de las disponibilidades, inventarios, cartera y otros.
- Las instrucciones, preferentemente, deben ser formuladas por escrito.
- Utilizar en el sistema contable, cuentas de control.
- Crear procedimientos que aseguren la integridad, oportunidad, adecuado nivel de autorización y el mantenimiento del sistema de información.
- Evaluar periódicamente los sistemas computarizados.
- Utilizar en lo posible documentos prenumerados y prediseñados.
- Evitar el uso de dinero en efectivo.
- Mantener en las instalaciones de la empresa el orden y aseo correspondientes.
- Identificar los puntos clave de control, en cada proceso.
- Usar gráficas de control.
- Realizar inspecciones técnicas frecuentes.
- Actualizar de manera constante las medidas de seguridad implementadas.
- Conservar en buen estado los documentos, mediante un adecuado archivo.
- Usar indicadores de comportamiento para todas las actividades.
- Practicar como una actividad habitual: el autocontrol.
- Generar al interior de la organización conciencia de la responsabilidad del control interno de tal manera que la gente sepa por qué y para que se hacen las cosas.
- Definir objetivos y metas claras y alcanzables, comunicando a los funcionarios la naturaleza de las mismas.
- Practicar periódicamente pruebas físicas de los activos de la empresa.
Con base en los criterios expuestos anteriormente y considerando específicamente las características del efectivo, los elementos a considerar para un adecuado control interno serian:
- Segregar las funciones de recepción y registro. El o los funcionarios encargados del manejo del efectivo, no deben tener acceso al registro de las operaciones contables. El personal contable, no debe tener acceso al manejo del efectivo.
- Preparar controles que relacionen los ingresos de efectivo en el momento y lugar en que se recibe el mismo.
- El efectivo cobrado debe ser depositado diariamente en el banco. De tal manera que los desembolsos se realicen mediante la emisión de cheques bancarios.
- Los cheques deben ser girados de manera nominativa. No se deben girar cheques al portador.
- Prever que la validez y el valor de cada desembolso se verifiquen antes de girar el cheque de pago.
- Segregar la función de aprobación de los gastos de la función de firma de cheques