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Considerando las características que tiene el efectivo en la realización de fraudes, es necesario prestarle especial atención a los aspectos que debería contener un satisfactorio sistema de control interno.
Relativos a la organización
- Que el efectivo sea manejado por un departamento independiente, y, además, que la contabilización del efectivo, este separada de su manejo.
- Que debe existir una adecuada segregación de tareas, en el manejo del efectivo.
- Que debe existir un manual defunciones, que señale la autoridad y responsabilidad, de la que están revestidas los miembros de la unidad.
Relativos al manejo de las cobranzas
- Que se efectúe el depósito íntegro y diario de las cobranzas.
- Que deben emitirse recibos oficiales prenumerados, efectuándose controles sobre los talonarios en blanco.
- Que existan políticas por escrito, referente a monto y ocasión de los descuentos.
- Que las cobranzas efectuadas mediante cheques, deben ser protegidas utilizando un sello de depósito restringido.
- Que se diseñe procedimientos para ejercer adecuados controles de los valores desde su ingreso hasta su depósito, controlando la correlatividad numérica de los recibos emitidos.
Relativos a los pagos
- Que todo pago debe contar con la autorización correspondiente. Que existen prácticas establecidas por escrito, para la emisión de cheques de pago.
- Que la preparación del pago, firma de los cheques y entrega al beneficiario, sea efectuada por personas distintas de los encargados del proceso de registro contable.
- Que los cheques contengan un mínimo de dos firmas de autorización.
- Que los cheques anulados deben inutilizarse y archivarse convenientemente.
- Que los (él) firmantes del cheque deben revisar el pago, con la documentación sustentatoria del trámite, dejando constancia de su acción en la documentación.
- Que los cheques deben emitirse nominalmente, evitándose girar al portador.
- Que debe mantenerse un adecuado control de las chequeras no utilizadas aún.
- Que se evite la firma de cheques en blanco.
Relativos al manejo de fondos.
- Que las condiciones de seguridad y protección de caja deben ser satisfactorias, restringiéndose el espacio físico a los responsables.
- Que debe emitirse un reglamento para el manejo de fondos, principalmente para Caja Chica (caja menor, fondo fijo), que señale y establecer límites a las erogaciones, utilización y reembolso.
- Que deben prepararse conciliaciones periódicas de los fondos manejados por personas independientes, dejándose constancia de su realización.
- Que se deben efectuar arqueos periódicos de fondos por personas ajenas al custodio dejando también constancia escrita.
Relativo al personal
- Que se debe contar con personal idóneo.
- Que del personal debe estar satisfactoriamente afianzado.
- Que se haga uso de la vacación anual y rotación ocasional de los encargados.
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