Para que la tarea de consolidación sea posible y brinde información útil, es necesario el cumplimiento de ciertos requisitos, que serán expuestos en esta sección.
a) Estados contables a la fecha de la consolidación
El primer requisito de carácter obvio es que debería contarse con estados contables de las sociedades controladas a la fecha de la consolidación (que es la del cierre de ejercicio de la controlante). Esto no ofrece mayores dificultades cuando la fecha de cierre del ejercicio económico de las sociedades subsidiarias coincide con la de la sociedad controlante, pero esto no siempre ocurre.
Cuando las fechas referidas no son coincidentes, existen dos alternativas básicas:
a) preparar estados contables de la(s) sociedad(es) controladas) a la fecha de la consolidación, aunque los mismos no sean presentados al público en general;
b) practicarla consolidación utilizando los últimos estados contables emitidos per la(s) controlada(s).
La primera solución es la requerida por la recomendación 14, que sólo admite la segunda en circunstancias excepcionales, y sujeto al cumplimiento de estas condiciones;
a) que no existan hechos conocidos que modifiquen sustancialmente la situación patrimonial y financiera y los resultados de la sociedad consolidada;
b) que el cierre de los estados contables a utilizar no difiera en más de tres meses de la fecha de cierre de la consolidante;
c) que los estados contables de las sociedades a consolidar referidos a una fecha anterior puedan ser considerados como una aproximación razonable de los estados contables de las sociedades a consolidar a la fecha de cierre de la consolidante.
Las exigencias de la recomendación 14 son razonables, pues la eventual dificultad de obtener estados especiales a la fecha de la consolidación implicaría la inexistencia de control, que es uno de los requisitos para la consolidación. Por otra parte, la utilización de estados contables de una consolidada preparados a una fecha distinta de la consolidación provoca algunos problemas:
a) el contenido de los estados contables consolidados no es homogéneo pues, por ejemplo, podría incluir el resultado de las actividades propias de la sociedad controlante por el años 1982 y el de una sociedad controlada por los doce meses terminados el 30 de setiembre del mismo año;
b) puede provocar problemas prácticos de alguna complejidad, como los originados por la falta de coincidencia de los saldos recíprocos entre las empresas del grupo, debida al hecho de que las distintas compañías del grupo los han establecido a diversas fechas.
Sin embargo, en los Estados Unidos, la SEC acepta esta alternativa cuando la diferencia de fechas no excede 93 días (regla 4-02 de la norma S-X), lo que es criticable.
b) Criterios contables homogéneos
Para que la información consolidada responda a bases homogéneas, todas las empresas cuyos estados son consolidados deberían prepararlos aplicando los mismos criterios que la consolidante. Este requerimiento alcanza a:
a) los criterios de medición utilizados, incluyendo los procedimientos de conversión de estados originalmente expresados en otras monedas;
b) los ajustes por inflación;
c) la clasificación de partidas en los estados contables.
Esta regla puede ser de aplicación imposible cuando las normas legales de los países en los que se sitúan los controles lo impiden o cuando los PCCA en ellos vigente difieren de los principios seguidos por la empresa controlante. Dadas tales circunstancias puede ocurrir:
a) que el efecto de la situación sobre los estados contables consolidados no sea significativo, en cuyo caso el presunto problema no lo es;
b) lo contrario, en cuyo caso deben practicarse ajustes que afecten exclusivamente a los estados consolidados,
c) Unidad de medida homogénea
Cuando los estados consolidados están ajustados por inflación en forma integral o casi integral, todos los importes a considerar deben estar expresados en la misma unidad de medida. Esto implica que:
a) los estados originalmente preparados en moneda del país deben expresarse en moneda de la fecha de cierre de la consolidante;
b) si se consolidan estados originalmente preparados en otra moneda, debería aplicarse el método de convertir-ajustar, pues es el único que considera adecuadamente los efectos de la inflación de la moneda en la que se expresarán los estados consolidados;
c) si se consolidan estados preparados a fechas distintas de la de cierre de la consolidante, sus importes deben ser corregidos para considerar los efectos de la inflación entre ambas fechas, tal como se hace para aplicar el método del valor patrimonial proporcional.
d) Coincidencia de saldos entre compañías del grupo
Como se verá más adelante, la consolidación implica la desaparición de los saldos recíprocos entre compañías del grupo. Por esta razón tales saldos deben estar perfectamente conciliados a la fecha de la consolidación y deben haberse practicado todos los ajustes necesarios para lograr su coincidencia.
Por ello, es aconsejable que el departamento que se ocupe de la consolidación (tarea que, en ciertos casos, alcanza cierta envergadura) emita las instrucciones pertinentes para el logro de la referida coincidencia.