La administración involucra tomar los distintos recursos que una organización tiene a su disposición y combinarlos de manera tal para que se logren los objetivos de la organización. Por eficiente se quiere decir que las cosas o acciones se hagan bien sin pérdidas, como es producir al menor costo posible. Por efectivo se entiende el grado con que la organización alcanza sus objetivos a través de hacer las cosas o acciones apropiadas. Una empresa puede ser eficiente y aún no tener éxito. En general los administradores exitosos son aquellos eficientes y efectivos.
Con estas ideas se puede definir el término administrador diciendo que es alguien cuyes actividades primarias son una parte del proceso administrativo. Un administrador es quien planifica, organiza, dirige y controla los recursos humanos, financieros, físicos e informativos. Existen muchas maneras de combinar los recursos para que una empresa logre sus objetivos, no existe una regla de oro para hacerlo. En cualquier punto en el tiempo un administrador realiza muchas de estas actividades diferentes en forma simultánea.
Antes de continuar se explicará en forma resumida lo que se entiende por estas actividades administrativas.
Planificación: Determinando Cursos de Acción
Por planificación se entiende determinar la posición y situación de la organización en un tiempo futuro y decidir cuál es la mejor forma de conseguirlo. La planificación ayuda a mantener la efectividad empresarial al guiar las actividades futuras. Un ejemplo de esto puede ser que los administradores de C.T.I. decidan que en 1995 quieren doblar su participación en el mercado nacional de refrigeradores. La planificación nos ayuda a tomar las acciones de corto plazo que nos lleven a alcanzar este objetivo.
Organización: Coordinando Actividades y Recursos
Una vez que el administrador ha desarrollado un plan factible, debe organizar a las personas y los otros recursos necesarios para llevar adelante el plan.
La-determinación de la mejor manera de agrupar las actividades y recursos es el proceso de organización.
Liderar: Motivando y Administrando Empleados.
Dirigir comprende las acciones que debe tomar un administrador para que los miembros de la organización trabajen juntos para realizar los planes y alcanzar los objetivos de la organización.
Las funciones más importantes para dirigir los recursos humanos son: (i) Motivación: darle al empleado la oportunidad para conseguir objetivos individuales y recompensas a través de 3a ejecución del trabajo, (ii) Liderazgo: es lo que hace un administrador para animar a los trabajadores en el desempeño de sus trabajos, (iii) Trato con grupos y procesos agrupados, y (iv) comunicación dentro de la organización
Controlar: Monitoreando y Evaluando Actividades
La fase final del proceso administrativo es controlar. A medida que la organización se mueve hacia sus objetivos la administración debe monitorear su progreso. Debe estar seguro que la organización se comporta de manera tal que le permita llegar a destino en el tiempo acordado. Controlar ayuda la efectividad y eficiencia necesarias para una administración exitosa.