Contabilización en el sistema periódico

La aplicación del sistema periódico para él costeo de los inventarios, se realiza mediante el débito a una cuenta temporal de resultados denominada: Compras o Mercancías de Reventa, por el costo de la mercadería adquirida.

Contabilización de una compra de mercaderías al contado

Supongamos la siguiente transacción: La empresa Rucar compra mercaderías para su reventa al contado por $ 15.000, que incluye el Impuesto al Valor Agregado.

El asiento contable sería:

El costo de las mercaderías de reventa, no debe incluir el Impuesto al Valor Agregado, en razón de constituir un impuesto de carácter recuperable.

Contabilización de la compra de mercaderías al crédito

Con base en el ejemplo anterior, supongamos que la compra se realiza al crédito, a 60 días de plazo y un interés del 12% anual, habiéndose entregado como garantía de la operación, una Letra de Cambio, por el importe de la compra más los intereses.

El asiento contable, sería:

La cuenta: Intereses Sobre Compras al Crédito, es una cuenta regularizadora de pasivo, en el presente caso de la cuenta: Documentos Comerciales por Pagar.

En caso de prepararse el Balance General, la anterior cuenta debe exponerse conjuntamente su cuenta regularizadora.

Cuando se realiza una venta, se procede de la siguiente manera

El asiento contable para registrar las ventas se efectúa un débito a una cuenta de activo y se acredita a una cuenta denominada Ventas, por el precio de venta convenido con el comprador.

Supongamos la siguiente operación: La empresa Rucar, realizo la venta al contado de mercaderías de reventa por un precio convenido de $ 22.500.

El asiento contable, sería:

Si la venta fue al crédito

Con base en el ejemplo anterior y considerando que la venta se realiza al crédito a 90 días plazo y un interés del 12% anual, se recibió una Letra de Cambio por $ 23.175, que contiene los intereses vencidos por la operación.

El asiento contable, sería:

Las características de la contabilización efectuada, podríamos resumirlas en los siguientes aspectos:

Las compras se imputan a una cuenta de resultados, pese a que se tratan de activos.

En  las  ventas  realizadas  no se  considera  el costo  de  las mercaderías entregadas, como resultado de esta operación.

Si la empresa desea cerrar sus libros y preparar sus estados financieros, debe efectuar las siguientes actividades:

Practicar un inventario físico

Practicar una serie especial de asientos de cierre.

¿Que implica practicar un inventario físico?

Significa contar y valuar todas  las  existencias  de mercaderías que la empresa tenga donde quiera que se encuentren. Para el efecto se debe planificar su ejecución y realizar un corte en las operaciones, ingresos y salidas de mercancías, en una fecha determinada.

¿Por qué se debe realizar un inventario?

El sistema contable no proporciona información sobre el saldo de los inventarios a una fecha determinada, debiendo practicarse el inventario, físico valorado a objeto de:

Conocer el valor de la cuenta del activo Inventario de Mercancías, Inventario Final, para su presentación en el balance general.

Determinar por deducción, el costo de las mercancías vendidas durante el período; en razón de que no se registró el costo de cada una de las ventas.

Lo comentado se expresa del siguiente modo:

Por las características del sistema, el monto del inventario final solamente es posible incorporar en el estado de ganancias y pérdidas, después de la realización del inventario físico valorado.

Practicar una serie especial de asientos de cierre

Considerando el sistema aplicado para la contabilización de las compras y ventas de mercaderías, las empresas deben preparar al final del período, una serie de asientos contables para el cierre de las cuentas, utilizando para este propósito la cuenta temporal: Pérdidas y Ganancias, tal como se explica a continuación:

Para cerrar las cuentas de egresos:

Para cerrar las cuentas de ingresos:

Para cerrar el inventario inicial del ejercicio:

Para registrar contablemente el inventario final:

Para cerrar la cuenta Pérdidas y Ganancias, suponiendo la existencia de utilidades:

Características que tiene el sistema periódico

Los asientos contables que se practican para el registro de las compras y las ventas no se ajustan a las reglas que se aplican cuando se adquiere o vende un activo.

Con la cuenta de balance: “Inventario Inicial de Mercancías”, no se hace nada ni cuando se compra la mercancía, ni cuando se vende. En realidad, durante el período contable no se hace apropiación alguna en esta cuenta.

En cambio, al final del período se incorpora el "Inventario Final de Mercaderías", cuyo monto simultáneamente servirá para establecer el costo de ventas y como una cuenta del activo corriente.

Para a regularización de las operaciones contables, se efectúan una serie de asientos contables de cierre, más bien poco usuales.

Este sistema presenta muchísimas limitaciones, que hacen que su utilización sea poco recomendable, fundamentalmente como una fuente de información para la toma decisiones por parte de los ejecutivos de la empresa.

La única ventaja que posee es su simplicidad, que lo hace popular.