La operación del Fondo General comienza cuando el ingreso es acumulado o recibido y se realizan los gastos. Los impuestos son los ingresos más importantes del fondo general y son usualmente los primeros en acumularse. Conforme los impuestos van siendo cobrables, se hace el siguiente asiento:
Asientos en los libros mayores subsidiarios:
El fondo general es establecido al principio de un gobierno y continúa existiendo a lo largo de su duración. En un gobierno recientemente organizado; la contabilidad para el fondo general empieza tan pronto como se adopta el presupuesto. A tiempo de tal adopción, se hace el siguiente asiento:
Asientos en mayores subsidiarios:
El presupuesto es un plan de gastos propuestos y los medios de financiarlos. El presupuesto se adopta mediante un Decreto de Apropiación o ley expedido por el Poder Legislativo.
Este Decreto o Ley puede simplemente indicar el monto total a gastarse por cada unidad de organización durante el período presupuestado.
Sin embargo, frecuentemente va más allá y especifica el monto a gastarse por cada unidad de organización, para cada objeto de gastos corrientes (servicios personales, contractuales, etc.) y para cada clase de desembolso de capital (edificios, equipo, etc.).
La anterior clasificación de cuentas puede no encontrarse en todos los fondos. En otras palabras, el que una clasificación se adapte a un fondo o no, dependería de qué actividades estaba llevando a cabo el fondo. Por ejemplo, la clasificación de gastos por función o programa no sería aplicable al fondo de amortización porque el retiro de bonos de amortización no involucra ninguna función especial.
Estos se definen como “débitos totales en los que se ha incurrido, sean estos pagados o no pagados, incluyendo gastos, provisiones para el retiro de deudas no consideradas como un pasivo del fondo del que se retiran, y desembolsos de capital”.
Los gastos se clasifican por: 1) función o programa, 2) actividad, 3) unidad de organización, 4) carácter y 5) objeto.
Se considera una función a un grupo de actividades orientadas para la consecución de un cierto fin o propósito. Por ejemplo, la función o programa “carreteras” se podrá componer de las siguientes actividades:
Debido al hecho de que un gobierno tiene muchas fuentes de ingresos, lleva a cabo una gran variedad de actividades y la base de sus operaciones es un presupuesto; su sistema de contabilidad deberá proporcionar una clasificación elaborada de cuentas.
Varía el número y clases de fondos utilizados por los gobiernos. Sin embargo, es evidente que, en vista de las restricciones involucradas, a medida que se aumenta el número de fondos la administración fiscal se vuelve más rígida.
A falta de requisitos legales o de estatutos, el gobierno deberá establecer el menor número posible de fondos. Para permitir control presupuestario efectivo y establecer uniformidad en los informes financieros, se ha recomendado la siguiente clasificación de fondos:
1. Fondo general
2. Fondos de ingresos especiales
Todo cuerpo gubernamental debe recaudar y gastar sus ingresos de acuerdo a ciertas regulaciones especiales, restricciones y limitaciones. Los gobiernos establecen fondos con el objeto de asegurar que el dinero será gastado en propósitos específicos.
Existen numerosas similitudes entre las contabilidades gubernamental y comercial. Como ejemplos se pueden citar el sistema de teneduría de libros por partida doble, el de uso de la contabilidad de efectivo o devengado, y la preparación de balance general y estados de operación. Por otra parte, existen muchas diferencias. Estas diferencias se deben a: 1) la carencia de un afán de lucro en el gobierno; y 2) la necesidad de cumplir con las disposiciones legales.
1. Un sistema de contabilidad gubernamental deberá:
a) Mostrar que se ha obrado de acuerdo con las disposiciones legales.
b) Reflejar la situación y operaciones financieras del gobierno.
2. Si las disposiciones legales entran en conflicto con principios contables, se deberá dar prioridad a las disposiciones legales. Sin embargo, les deber del funcionario gubernamental buscar cambios en las leyes que armonicen éstas con los principios contables.
