Las variaciones pueden ser por causas controlables o no controlables de parte de la empresa.
En casos donde las causas sean controlables de parte de la empresa se puede efectuar el siguiente análisis.
Se ha dicha qué el costo standard es “El costo que debe tener un producto” y que a fin de un período se compara con el costo incurrido por lo que de esa comparación surgen diferencias y desviaciones llamadas variaciones; estas desviaciones son analizadas y determinadas sus causas para ser corregidas en el futuro y absorbidas como pérdida o cargadas a cuenta de los responsables.
El personal directivo, de supervisión y planta puede ser considerado responsable de las desviaciones desfavorables como favorables; ambas son negativas para la empresa si es que la justificación de la desviación no es razonable, por ejemplo:
Si al costo standard de material directo para la confección de abrigos se ha determinado en 1.80 metros de paño y cada metro tiene un costo de $ 30.00, a fin de período se determina que en cada unidad se han utilizado 1,84 metros de paño, se han perdido 4 centímetros de paño por abrigo; lo que significa una pérdida desfavorable para la empresa.
En otra situación, al se han utilizado solo 1,78 metros de paño, a primera vista se han ahorrado 2 centímetros de paño por abrigo ya que se deberían haber utilizado 1.80 metros, lo que significaría una ganancia favorable para la empresa, sin embargo no es así, ya que al disminuir a 1.78 metros por abrigo hace que la calidad del mismo pueda ser menor y que el mercado rechace el producto lo cual será de mayor daño para la empresa y más costoso de recuperar los clientes y la imagen pérdida por lo cual, es más delicado cuando la variación que se determina es favorable; a no ser de que el standard haya estado mal determinado, lo cual no debe suceder ya que como se explica en el punto 11 “Determinación del costo standard” los costos standard se determinan en un Comité Técnico conformado por técnicos y profesionales de varias disciplinas.
1. Responsabilidad por las variaciones en materiales
Por las variaciones en el costo de materiales son de responsabilidad de los departamentos:
a) Departamento de compras
b) Departamento de producción
a. El departamento de compras es responsable de la variación precio por no haber efectuado a tiempo los pedidos a los proveedores o haber descuidado el abastecimiento de materiales, por ello ha tenido que acudir a compras menores y urgentes que tienen un mayor costo; por lo cual la variación precio desfavorable afecta en forma negativa a la empresa.
En otro caso, el departamento de compras pudo haber comprado materiales a precio menor que el standard; sin embargo, puede tener como consecuencia que es necesario usar mayor cantidad que el standard y que ese ahorro en el precio quede anulado o no compense el mayor costo por la variación desfavorable en cantidad.
No solo puede afectar a la variación cantidad de materiales sino también a la eficiencia de mano de obra directa e indirectamente a la eficiencia y capacidad de la fábrica, ya que puede que al haberse comprado materiales a menor precio que el standard el material sea de menor calidad y que haga más lento el manipuleo en el proceso de producción, es decir que a causa de la menor calidad de material el proceso de producción sea más lento, lo que implica ineficiencia.
Finalmente, después de cualquier otra consecuencia que en vez de disminuir el costo aumente, puede que esa variación favorable en precio o aparentemente favorable tenga como consecuencia en la menor calidad del producto que la empresa pone a disposición del mercado; con lo cual la imagen del producto y la empresa baje y en el futuro el mercado no acepte el citado producto.
b. El departamento de producción es responsable por las mermas anormales, desperdicios y producción defectuosa por lo cual se deberán identificar las causas de las variaciones desfavorables y evaluar sus consecuencias.
Como se ha citado en el anterior punto, en caso de que la variación en cantidad sea favorable es mucho más delicado, ya que por ahorrar un poco de material o por utilizar menor cantidad de material que él se debería utilizar, se tenga que elaborar un producto de menor calidad y como consecuencia perder mercado para el producto.
2. Responsabilidad por las variaciones en mano de obra directa
Siempre considerando que el costo standard está correctamente predeterminado, las variaciones en el costo de mano de obra directa son de responsabilidad de:
a) Departamento de personal
b) Departamento de producción
a) El departamento de personal es responsable por la variación en el jornal que se paga a los empleados, por tanto, si el costo es mayor que el que se debería haber pagado deberá justificar las causas por las cuales la variación jornal fue desfavorable, ya que por ejemplo puede tratarse de que fue necesario reemplazar por urgencia a un determinado personal que salió de vacaciones y que no se haya previsto tal situación, por lo cual se tenga que pagar un costo mayor.
En algunas ocasiones se dan por un aumento repentino en el volumen de producción con improvisación de mano de obra directa de mano de obra y que exige mayores salarios.
En caso de que la variación sea favorable o menor que el standard, será aún más delicado porque puede ser que se esté contratando mano de obra de menor calidad que el que se había fijado en el standard; en tal situación también el departamento de producción asume responsabilidad por haber aceptado esa mano de obra que afectará en el rendimiento y eficiencia de la mano de obra.
En lo que respecta a variación eficiencia en mano de obra directa y en caso de ser favorable puede ser que se hubiesen utilizado menor tiempo que el que se debería haber empleado y esto puede ser atribuible a una supervisión más cuidadosa, mejor desplazamiento de las herramientas y/o maquinaria; otra causa puede ser que se haya contratado o entrenado personal con mayor capacidad y eficiencia que el que se ha predeterminado lo cual puede implicar un mayor salario por ende un mayor costo.
También surgen ineficiencias por causas citadas en las desviaciones o variaciones en materiales.
En caso de que la variación eficiencia sea favorable lo cual indique un aparente ahorro, es mucho más delicado ya que en la predeterminación del costo standard se determina el tiempo necesario o el tiempo que debe emplearse para la fabricación de un producto dado por lo cual si se ha empleado un tiempo menor significaría que el tiempo standard estaba mal determinado, lo cual es poco probable ya que es un cálculo técnico efectuado mediante un estudio minucioso y por un comité técnico o que el producto no se está elaborando con la calidad de mano de obra necesaria; esto, como en el caso de materiales, afectaría negativamente en la aceptación del producto en el mercado por ende el prestigio del producto y de la empresa.
3. Responsabilidad por las variaciones en gastos de fabricación
Las variaciones en gastos de fabricación se ven afectados como consecuencia de factores citado en variación material directo y mano de obra directa además por la capacidad utilizada con respecto al proyectado, lo cual es causa de las desviaciones eficiencia y capacidad.
Los Gastos de fabricación proyectados y que los departamentos encargados de su abastecimiento no hayan cumplido con la disponibilidad de estos costos, por improvisación afectará en los precios, por lo cual los departamentos de producción, compras, personal y otros serán responsables por su actuación o negligencia.
Costos standard cuando se aplican a un sistema de por órdenes de producción
La aplicación de los costos standard a un sistema por órdenes de producción es la misma explicada en los anteriores puntos con la diferencia de que para cada orden de producción se elabora un standard en particular es decir el costo que debe tener una orden de producción.